Darf ich von dem Klienten personenbezogene Daten erfragen und speichern?
Die DSGVO definiert nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, dass wenn Daten von Kunden verarbeitet werden, so muss der Klient einwilligen. Ebenso ist es möglich Klientendaten zur Vorbereitung oder Erfüllung eines Vertrages nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO speichern und verwenden. In der Regel geht es bei der Online-Beratung um die Vorbereitung oder die Erfüllung eines Vertragsverhältnisses. Dann darfst Du in der Online Beratungssoftware Daten Deines Kunden verarbeiten. Jedoch müssen dieses Vertragsverhältnis klar beschrieben werden.
Die DSGVO regelt wie Daten zu sichern sind und welche Daten verarbeitet werden dürfen. Ein besonders wichtiges Prinzip der DSGVO ist die Minimierung von Daten. Dazu dient der Grundsatz der Datensparsamkeit gem. Art. 5 Abs. 1 lit. c) DSGVO. Danach dürfen nur Daten von dem Klienten erhoben werden, die für den konkreten Zweck tatsächlich benötigt werden.
Geht es um eine Beratung der Klienten zur Erfüllung eines mit dem Klienten geschlossenen "Vertrages" (z.B. dies umfasst natürlich auch den Beratungsauftrag, auf welchen sich verständigt wird), erlaubt die Rechtsgrundlage „Verarbeitung von Vertragsdaten“ nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO die Verarbeitung aller Daten, die dafür erforderlich sind. Aber die Daten müssen wirklich erforderlich sein, um den Vertrag zu erfüllen. Das können dann aber etwa Adressangaben, Angaben zu Rechnungsdaten oder Umstände bei dem Kunden sein, die für den Vertrag erforderlich ist.
Mit Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen und des Vertrages zur Auftragsdatenverarbeitung kommt dieser Vertrag rechtsgültig zustande.