Mailberatung - Anleitungen

Hier finden Sie Anleitungen zu der assisto Mailberatung. Wenn Ihnen eine Anleitung fehlt oder andere Fragen bestehen, freuen wir uns auf Ihre Rückmeldung. 

 

Mailanfragen filtern

Wie kann man Mailanfragen filtern?

1. Wenn man auf die Kachel Mailberatung im Dashboard klickt, öffnet sich die Übersicht Mailberatung. Alternativ gelangt man zu der Mailberatung über das Briefsymbol   in der linken Spalte.
2. Hier werden alle Mailanfragen aufgelistet.
   
   

   

3. Über das Filtersymbol    kann man alle Mailanfragen oder die eigenen Mailanfragen anzeigen. Man kann die Ergebnisse nach Status offen, in Bearbeitung, abgeschlossen, archiviert und überfällige Mailanfragen filtern. Zusätzlich kann man die Mailanfragen nach bestimmten Berater:innen oder Beratungsanlässen filtern.

 

Mailanfragen sortieren

Wie kann man Mailanfragen sortieren?

1. Wenn man auf die Kachel Mailberatung im Dashboard klickt, öffnet sich die Übersicht Mailberatung. Alternativ gelangt man zu der Mailberatung über das Briefsymbol   in der linken Spalte.
2. Hier werden alle Mailanfragen aufgelistet.
3. Mit einem Klick auf der Überschrift Anfrage kann man die Mailanfragen nach Status offen, in Bearbeitung, abgeschlossen, archiviert, und überfällige Mailanfragen sortieren. 

 

Ratsuchende:n / Mailanfrage suchen

Wie kann man eine ratsuchende Person / Mailanfrage suchen?

1. Wenn man auf die Kachel Mailberatung im Dashboard klickt, öffnet sich die Übersicht Mailberatung. Alternativ gelangt man zu der Mailberatung über das Briefsymbol   in der linken Spalte.
2. Hier werden alle Mailanfragen aufgelistet.
3. Über den aufgelisteten Mailanfragen kann man in der Suchzeile, nach einer ratsuchende Person oder nach einem Betreff einer Mailanfrage suchen.
   

   

 

Daten der Anfrage

Klient:innen können bei der Mailberatung persönliche Angaben übermitteln. Diese Angaben werden nicht automatisch in das Profil der ratsuchenden Person oder in ein Monitoring übernommen. 

Wie kann man die Daten einer Mailanfrage in das Profil / Monitoring übernehmen?

1. Wenn man auf die Kachel Mailberatung im Dashboard klickt, öffnet sich die Übersicht Mailberatung. Alternativ gelangt man zu der Mailberatung über das Briefsymbol   in der linken Spalte.
2. Wenn man auf eine Mailanfrage klickt, gelangt man zur Detailansicht der Mailanfrage.
3. Mit einem Klick auf die drei, blauen Punkte neben dem Status und Datum, öffnet sich ein Menü.
4. Hier wählt man Daten der Anfrage aus.
5. In der Übersicht Daten der Anfrage hat man zwei Möglichkeiten:
6. Über den roten Button Daten der Anfrage in das Profil übernehmen, übernimmt das System die angegebenen Daten der ratsuchenden Person in das Profil der ratsuchenden Person.
   

   
   
   
   

7. Über den blauen Button Daten der Anfrage in ein Monitoring übernehmen, übernimmt das System die angegebenen Daten der ratsuchenden Person in ein Monitoring.
   

   
   
   
   

Anlass ändern

Wie kann man den Beratungsanlass ändern?

1. Wenn man auf die Kachel Mailberatung im Dashboard klickt, öffnet sich die Übersicht Mailberatung. Alternativ gelangt man zu der Mailberatung über das Briefsymbol   in der linken Spalte.
2. Wenn man auf eine Mailanfrage klickt, gelangt man zur Detailansicht der Mailanfrage.
3. Mit einem Klick auf die drei, blauen Punkte neben dem Status und Datum, öffnet sich ein Menü.
4. Hier wählt man Anlass ändern aus.
5. Wenn die Einrichtung Filterungen für Anfragen und Termine aktiviert hat, öffnet sich eine Übersicht mit der Auswahl der angelegten Beratungsfeldern (z.B. Standort, Beratungsthema).
6. Hier setzt man einen Haken bei dem entsprechenden Anlass.
   
   

   

7. Auf Speichern klicken.

 

Drucken

Wie kann man eine Mailanfrage drucken?

1. Wenn man auf die Kachel Mailberatung im Dashboard klickt, öffnet sich die Übersicht Mailberatung. Alternativ gelangt man zu der Mailberatung über das Briefsymbol   in der linken Spalte.
2. Wenn man auf eine Mailanfrage klickt, gelangt man zur Detailansicht der Mailanfrage.
3. Mit einem Klick auf die drei, blauen Punkte neben dem Status und Datum, öffnet sich ein Menü.
4. Hier wählt man Drucken aus.
5. Ein neuer Tab mit der Vorschau des Dokuments öffnet sich.
6. Auf Drucken klicken.

 

Freigeben

Wie kann man eine Mailanfrage zur Bearbeitung freigeben?

1. Wenn man auf die Kachel Mailberatung im Dashboard klickt, öffnet sich die Übersicht Mailberatung. Alternativ gelangt man zu der Mailberatung über das Briefsymbol   in der linken Spalte.
2. Wenn man auf eine Mailanfrage klickt, gelangt man zur Detailansicht der Mailanfrage.
3. Mit einem Klick auf die drei, blauen Punkte neben dem Status und Datum, öffnet sich ein Menü.
4. Hier wählt man Freigeben aus. Daraufhin wird die Anfrage als offen deklariert und es erscheint ein blauer Button Anfrage übernehmen.
   
   

   
   
   

5. Wenn nun ein/e Berater:in auf den Button Anfrage übernehmen klickt, kann diese/r Berater:in die Anfrage übernehmen und bearbeiten.

 

Zuweisen

Wie kann man eine Mailanfrage einer/einen Berater:in zuweisen?

1. Wenn man auf die Kachel Mailberatung im Dashboard klickt, öffnet sich die Übersicht Mailberatung. Alternativ gelangt man zu der Mailberatung über das Briefsymbol   in der linken Spalte.
2. Wenn man auf eine Mailanfrage klickt, gelangt man zur Detailansicht der Mailanfrage.
3. Mit einem Klick auf die drei, blauen Punkte neben dem Status und Datum, öffnet sich ein Menü.
4. Hier wählt man Zuweisen aus.
5. Es öffnet sich die Übersicht Zuweisen mit allen verfügbaren Berater:innen. 
6. Mit einem Klick auf die/den gewünschte/n Berater:in, wird die Anfrage als in Bearbeitung deklariert. 
7. Sobald die/der ausgewählte Berater:in die Mailberatung öffnet, kann diese/r die zugewiesene Mailanfrage bearbeiten.

 

In Bearbeitung

Wie kann man eigene abgeschlossene oder archivierte oder Mailanfragen bearbeiten?

1. Wenn man auf die Kachel Mailberatung im Dashboard klickt, öffnet sich die Übersicht Mailberatung. Alternativ gelangt man zu der Mailberatung über das Briefsymbol   in der linken Spalte.
2. Wenn man auf eine Mailanfrage klickt, gelangt man zur Detailansicht der Mailanfrage.
3. Mit einem Klick auf die drei, blauen Punkte neben dem Status und Datum, öffnet sich ein Menü.
4. Hier wählt man in Bearbeitung aus.
5. Daraufhin erscheint ein Textfeld, indem man der ratsuchenden Person schreiben kann. Informationen zu den unterschiedlichen Zugriffsrechten in der Mailberatung, finden Sie in den Artikeln Zugriffsrechte als Admin und Zugriffsrechte als Berater:in

 

Abschließen

Wie kann man eine Mailanfrage abschließen?

          Mailanfrage bei der Bearbeitung abschließen

1. Wenn man auf die Kachel Mailberatung im Dashboard klickt, öffnet sich die Übersicht Mailberatung. Alternativ gelangt man zu der Mailberatung über das Briefsymbol   in der linken Spalte.
2. Wenn man auf eine Mailanfrage klickt, gelangt man zur Detailansicht der Mailanfrage.
3. Bei der Beantwortung einer Mailanfrage ist der Haken standardmäßig bei als abgeschlossen markieren gesetzt. Wenn man diesen Haken entfernt, bleibt die Mailanfrage in Bearbeitung und es erscheint ein neues Textfeld nach Absenden der Mailanfrage.
   
   
   
   
   Mailanfrage nach der Bearbeitung abschließen

1. Wenn man auf die Kachel Mailberatung im Dashboard klickt, öffnet sich die Übersicht Mailberatung. Alternativ gelangt man zu der Mailberatung über das Briefsymbol   in der linken Spalte.
2. Wenn man auf eine Mailanfrage klickt, gelangt man zur Detailansicht der Mailanfrage.
3. Mit einem Klick auf die drei, blauen Punkte neben dem Status und Datum, öffnet sich ein Menü.
4. Hier wählt man Abschließen aus.
5. Daraufhin wird die Mailanfrage als abgeschlossen deklariert.

 

Archivieren

Wie kann man eine Mailanfrage archivieren?

1. Wenn man auf die Kachel Mailberatung im Dashboard klickt, öffnet sich die Übersicht Mailberatung. Alternativ gelangt man zu der Mailberatung über das Briefsymbol   in der linken Spalte.
2. Wenn man auf eine Mailanfrage klickt, gelangt man zur Detailansicht der Mailanfrage.
3. Mit einem Klick auf die drei, blauen Punkte neben dem Status und Datum, öffnet sich ein Menü.
4. Hier wählt man Archivieren aus.
5. Daraufhin wird die Mailanfrage als archiviert deklariert.

 

Löschen

Wie kann man eine Mailanfrage löschen?

1. Wenn man auf die Kachel Mailberatung im Dashboard klickt, öffnet sich die Übersicht Mailberatung. Alternativ gelangt man zu der Mailberatung über das Briefsymbol   in der linken Spalte.
2. Wenn man auf eine Mailanfrage klickt, gelangt man zur Detailansicht der Mailanfrage.
3. Mit einem Klick auf die drei, blauen Punkte neben dem Status und Datum, öffnet sich ein Menü.
4. Hier wählt man Löschen aus.
5. Die Mailanfrage der ratsuchenden Person wird nach der von der Einrichtung hinterlegten Löschfrist (Löschroutine), gelöscht.
   
   Weitere Informationen zu der Löschroutine finden Sie in unserem Kapitel Löschroutine.   

 

Entwurf speichern/löschen

Wie kann man einen Entwurf in der Mailberatung speichern bzw. löschen?

1. Wenn man auf die Kachel Mailberatung im Dashboard klickt, öffnet sich die Übersicht Mailberatung. Alternativ gelangt man zu der Mailberatung über das Briefsymbol   in der linken Spalte.
2. Wenn man auf eine Mailanfrage klickt, gelangt man zur Detailansicht der Mailanfrage.
3. Bei den eigenen, zugewiesenen oder freigegebenen Mailanfragen erscheint ein Textfeld. 
4. Hier hat man die Möglichkeit ein verfassten Text als Entwurf zu speichern, indem man auf speichern unter dem Textfeld klickt.
5. Um einen verfassten Text oder gespeicherten Entwurf zu löschen, klickt man auf Entwurf löschen unter dem Textfeld.

 

Entwürfe können von Admins im ganz offenen, offenen, eingeschränkten und stark eingeschränkten System übernommen und bearbeitet werden. Berater:innen können Entwürfe im ganz offenen und offenen System übernehmen und bearbeiten.

Entwurf speichern und freigeben:

1. Wenn man auf die Kachel Mailberatung im Dashboard klickt, öffnet sich die Übersicht Mailberatung. Alternativ gelangt man zu der Mailberatung über das Briefsymbol   in der linken Spalte.
2. Wenn man auf eine Mailanfrage klickt, gelangt man zur Detailansicht der Mailanfrage.
3. Bei den eigenen, zugewiesenen oder freigegebenen Mailanfragen erscheint ein Textfeld. 
4. Hier hat man die Möglichkeit ein verfassten Text als Entwurf zu speichern, indem man auf speichern unter dem Textfeld klickt.
5. Mit einem Klick auf die drei, blauen Punkte neben dem Status und Datum, öffnet sich ein Menü.
6. Hier wählt man Freigeben aus. Daraufhin wird die Anfrage als offen deklariert und es erscheint ein blauer Button Anfrage übernehmen.
   
   

   
   
   

Gespeicherten Entwurf übernehmen und bearbeiten:

1. Wenn man auf die Kachel Mailberatung im Dashboard klickt, öffnet sich die Übersicht Mailberatung. Alternativ gelangt man zu der Mailberatung über das Briefsymbol   in der linken Spalte.
2. Wenn man auf eine Mailanfrage klickt, gelangt man zur Detailansicht der Mailanfrage.
3. Wenn nun ein/e Berater:in auf den Button Anfrage übernehmen klickt, kann diese/r Berater:in die Anfrage übernehmen und den Entwurf bearbeiten.

 

Profil bearbeiten

Wie kann man ein Profil einer ratsuchenden Person bearbeiten?

1. Wenn man auf die Kachel Mailberatung im Dashboard klickt, öffnet sich die Übersicht Mailberatung. Alternativ gelangt man zu der Mailberatung über das Briefsymbol   in der linken Spalte.
2. Wenn man auf eine Mailanfrage klickt, gelangt man zur Detailansicht der Mailanfrage, gleichzeitig öffnet sich rechts ein Fenster mit den Reitern Profil, Notizen, Dokumente und Monitoring.
3. Unter dem Reiter Profil werden alle Informationen zu der ratsuchenden Person angezeigt.
4. Um Informationen, wie Anzeigename, E-Mailadresse, Name, Vorname, Telefonnummer, Klienten ID und Stammberater:in zu bearbeiten, klickt man auf den jeweiligen Stift daneben. 
5. Um die Stammdaten der ratsuchenden Person zu bearbeiten, klickt man auf den Button Bearbeiten unter den Stammdaten der ratsuchenden Person.
   
   
   

Notizen

Wie kann man Notizen zu einer Mailanfrage hinterlegen?

1. Wenn man auf die Kachel Mailberatung im Dashboard klickt, öffnet sich die Übersicht Mailberatung. Alternativ gelangt man zu der Mailberatung über das Briefsymbol   in der linken Spalte.
2. Wenn man auf eine Mailanfrage klickt, gelangt man zur Detailansicht der Mailanfrage, gleichzeitig öffnet sich rechts ein Fenster mit den Reitern Profil, Notizen, Dokumente und Monitoring.
3. Zum Reiter Notizen wechseln.
4. In dem Textfeld kann man eine Notiz zu der ratsuchenden Person verfassen.
5. Auf Speichern klicken.
6. Die erstellten Notizen werden im gleichen Fenster, in einer Liste dargestellt. Die zuletzt erstellte Notiz wird ganz oben in der Liste angezeigt. Die Notizen sind sind für alle Berater:innen sichtbar. 
7. Mit einem Klick auf die drei Punkte neben einer Notiz, öffnet sich ein Menü. Hier kann man auswählen, ob man die Notiz bearbeiten oder löschen möchte. 

 

Dokumente

Wie kann man Dokumente zu einer Mailanfrage hochladen?

1. Wenn man auf die Kachel Mailberatung im Dashboard klickt, öffnet sich die Übersicht Mailberatung. Alternativ gelangt man zu der Mailberatung über das Briefsymbol   in der linken Spalte.
2. Wenn man auf eine Mailanfrage klickt, gelangt man zur Detailansicht der Mailanfrage, gleichzeitig öffnet sich rechts ein Fenster mit den Reitern Profil, Notizen, Dokumente und Monitoring.
3. Zum Reiter Dokumente wechseln.
4. Mit einem Klick auf den Button Hochladen, kann man ein Dokument zu der ratsuchenden Person, hochladen.
5. Die hochgeladenen Dokumente werden im gleichen Fenster, in einer Liste dargestellt. Das zuletzt hochgeladene Dokument wird ganz oben in der Liste angezeigt. Das Dokument ist nur für die/den Berater:in sichtbar, die/der das Dokument hochgeladen hat.
6. Mit einem Klick auf die drei Punkte neben einem Dokument, öffnet sich ein Menü. Hier kann man das Dokument wieder löschen. 
7. Wenn man die hochgeladenen Dokumente herunterladen möchte, klickt man auf den Button Alle Herunterladen, unter den Dokumenten.

 

Monitoring

Wie kann man ein Monitoring zu einer Mailanfrage erstellen?

1. Wenn man auf die Kachel Mailberatung im Dashboard klickt, öffnet sich die Übersicht Mailberatung. Alternativ gelangt man zu der Mailberatung über das Briefsymbol   in der linken Spalte.
2. Wenn man auf eine Mailanfrage klickt, gelangt man zur Detailansicht der Mailanfrage, gleichzeitig öffnet sich rechts ein Fenster mit den Reitern Profil, Notizen, Dokumente und Monitoring.
3. Zum Reiter Monitoring wechseln.
4. Mit einem Klick auf Monitoring anlegen, kann man ein Monitoring erstellen.  
5. Auf Speichern klicken.  
6. Die erstellten Monitorings werden im gleichen Fenster, in einer Liste dargestellt. Das zuletzt erstellte Monitoring wird ganz oben in der Liste angezeigt. 
7. Mit einem Klick auf die drei Punkte neben einem Monitoring, öffnet sich ein Menü. Hier kann man auswählen, ob man das Monitoring anzeigen, bearbeiten oder löschen möchte. 

 

Ratsuchende:n merken

Wie kann man eine ratsuchende Person zur Merkliste hinzufügen?

1. Wenn man auf die Kachel Mailberatung im Dashboard klickt, öffnet sich die Übersicht Mailberatung. Alternativ gelangt man zu der Mailberatung über das Briefsymbol   in der linken Spalte.
2. Wenn man auf eine Mailanfrage klickt, gelangt man zur Detailansicht der Mailanfrage, gleichzeitig öffnet sich rechts ein Fenster mit den Reitern Profil, Notizen, Dokumente und Monitoring.
3. Mit einem Klick auf die drei Punkte neben Monitoring, öffnet sich ein Menü.
4. Auf merken klicken. 
5. Die gemerkte Person wird in der Merkliste (Mitgliederverwaltung) hinterlegt.
   
   

   

 

Direkt-Nachricht (Zugriff nur für Admins)

Wie kann man eine Direkt-Nachricht an eine ratsuchende Person versenden?

1. Wenn man auf die Kachel Mailberatung im Dashboard klickt, öffnet sich die Übersicht Mailberatung. Alternativ gelangt man zu der Mailberatung über das Briefsymbol   in der linken Spalte.
2. Wenn man auf eine Mailanfrage klickt, gelangt man zur Detailansicht der Mailanfrage, gleichzeitig öffnet sich rechts ein Fenster mit den Reitern Profil, Notizen, Dokumente und Monitoring.
3. Mit einem Klick auf die drei Punkte neben Monitoring, öffnet sich ein Menü.
4. Auf Direkt-Nachrichten klicken. 
   

   

5. Unter Betreff trägt man einen Betreff für die Direktnachricht ein.
6. In dem Textfeld Nachricht, verfasst man die Direktnachricht.
7. Unter dem Textfeld findet man die Information, wie die ratsuchende Person kontaktiert wird.
   
   

   
   
   

8. Auf Senden klicken.
9. Die versendeten Direktnachrichten werden im gleichen Fenster, in einer Liste dargestellt. Die zuletzt versendete Direktnachricht wird ganz oben in der Liste angezeigt. 

 

Ratsuchende:n sperren/entsperren (Zugriff nur für Admins)

Wie kann man eine ratsuchende Person sperren / entsperren?

1. Wenn man auf die Kachel Mailberatung im Dashboard klickt, öffnet sich die Übersicht Mailberatung. Alternativ gelangt man zu der Mailberatung über das Briefsymbol   in der linken Spalte.
2. Wenn man auf eine Mailanfrage klickt, gelangt man zur Detailansicht der Mailanfrage, gleichzeitig öffnet sich rechts ein Fenster mit den Reitern Profil, Notizen, Dokumente und Monitoring.
3. Mit einem Klick auf die drei Punkte neben Monitoring, öffnet sich ein Menü.
4. Auf sperren klicken.   
5. Die gesperrte Person kann sich nicht mehr anmelden. 
6. Wenn man eine ratsuchende Person wieder entsperren möchte, klickt man auf die drei Punkte neben Monitoring. Es öffnet sich ein Menü.  
7. Auf entsperren klicken. 

 

Ratsuchende:n löschen (Zugriff nur für Admins)

Wie kann man eine ratsuchende Person löschen?

1. Wenn man auf die Kachel Mailberatung im Dashboard klickt, öffnet sich die Übersicht Mailberatung. Alternativ gelangt man zu der Mailberatung über das Briefsymbol   in der linken Spalte.
2. Wenn man auf eine Mailanfrage klickt, gelangt man zur Detailansicht der Mailanfrage, gleichzeitig öffnet sich rechts ein Fenster mit den Reitern Profil, Notizen, Dokumente und Monitoring.
3. Mit einem Klick auf die drei Punkte neben Monitoring, öffnet sich ein Menü.
4. Auf löschen klicken. Nach Bestätigung auf dem roten Button, wird die ratsuchende Person zum Löschen vorgemerkt. Die Daten der ratsuchenden Person werden nach der von der Einrichtung hinterlegten Löschfrist (Löschroutine), gelöscht. 
5. Die gelöschte Person kann sich nicht mehr anmelden und der Anzeigename wird in der Mitgliederverwaltung durchgestrichen. Weitere Informationen zu der Löschroutine erhalten Sie in unserem Kapitel Löschroutine.

 

Passwort vergeben

Wie kann man ein Passwort für eine ratsuchende Person vergeben?

1. Wenn man auf die Kachel Mailberatung im Dashboard klickt, öffnet sich die Übersicht Mailberatung. Alternativ gelangt man zu der Mailberatung über das Briefsymbol   in der linken Spalte.
2. Wenn man auf eine Mailanfrage klickt, gelangt man zur Detailansicht der Mailanfrage, gleichzeitig öffnet sich rechts ein Fenster mit den Reitern Profil, Notizen, Dokumente und Monitoring.
3. Mit einem Klick auf die drei Punkte neben Monitoring, öffnet sich ein Menü.
4. Auf Passwort vergeben klicken.
5. Hier kann man ein neues Passwort für eine ratsuchende Person vergeben. Nach Wiederholung des Passwortes und Bestätigung auf Speichern, wird das neue Passwort gespeichert.
   
6. Die Weitergabe des Passwortes muss über einen geschützten Kommunikationskanal erfolgen. Die ratsuchende Person sollte nach der Anmeldung das Passwort ändern. 

 

Die bisherigen Anfragen

Übersicht der bisherigen Anfragen einer ratsuchenden Person

1. Wenn man auf die Kachel Mailberatung im Dashboard klickt, öffnet sich die Übersicht Mailberatung. Alternativ gelangt man zu der Mailberatung über das Briefsymbol   in der linken Spalte.
2. Wenn man auf eine Mailanfrage klickt, gelangt man zur Detailansicht der Mailanfrage.
   
   
   
   
3. Unter der Detailansicht findet man die bisherigen Mailanfragen der ratsuchenden Person (falls vorhanden). Mit einem Klick auf Bisherige Anfragen öffnet sich eine Liste der bisherigen Anfragen.
   
   
   
   
4. Wenn man auf eine bisherige Anfrage klickt, öffnet sich wiederum die Detailansicht zu der entsprechenden Anfrage.
   
   

Symbole

Ratsuchender mit E-Mail-Adresse

Ratsuchender ohne E-Mail-Adresse

Eine offene, neue Mailanfrage

Eine neue Mailanfrage / Mailanfrage in Bearbeitung

Eine überfällige Mailanfrage

Eine abgeschlossene Mailanfrage

Eine archivierte Mailanfrage