Mitgliederverwaltung - Anleitungen

In der Mitgliederverwaltung werden alle ratsuchenden Personen und Gruppen aufgelistet. Hier hat man die Möglichkeit Klient:innen-Accounts zu verwalten, Dokumente hochzuladen, Monitorings anzulegen, Gruppen zu erstellen u.v.m. 

 

Folgende Informationen werden zu einer ratsuchenden Person aufgelistet:

• Benutzer:in - Anzeigename der ratsuchenden Person
• Stammberater:in - Stammberater:in der ratsuchenden Person
  
  
• Account/Letztes Login - Datum und Uhrzeit des letzten Logins, wenn sich die ratsuchende Person bereits eingeloggt hat. 
• Account/Letztes Login - Einladung versandt: Ein Link zur Passworterstellung wurde an die ratsuchende Person versendet.
• Account/Letztes Login - kein Zugang: Die ratsuchende Person hat noch kein Passwort vergeben und besitzt kein Zugang zum System. 
  
  
• Status - aktiviert: Die ratsuchende Person hat sich erfolgreich registriert. 
• Status - gesperrt: Die ratsuchende Person ist gesperrt im System. 
• Status - gelöscht: Die ratsuchende Person wurde gelöscht. Der Name ist durchgestrichen.

 

Ratsuchende:n anlegen

Wie kann man einen Account für eine ratsuchende Person anlegen?

1. Wenn man in der linken Spalte auf das Symbol mit den zwei Avataren    klickt, öffnet sich die Mitgliederverwaltung.
2. Unter dem Reiter Benutzer:in kann man eine ratsuchende Person anlegen.
   
   

   
   
   

3. Mit einem Klick auf das blaue Plussymbol,    rechts neben der Suchzeile, öffnet sich das Fenster Klient:in anlegen.
4. Nachdem man einen Pseudonym eingetragen hat, kann man die E-Mail-Adresse, die Kontaktdaten und die Stammdaten der ratsuchenden Person hinzufügen.
5. Auf Speichern klicken. 

 

Passwort vergeben

Wie kann man ein Passwort für eine ratsuchende Person vergeben?

1. Wenn man in der linken Spalte auf das Symbol mit den zwei Avataren    klickt, öffnet sich die Mitgliederverwaltung.
2. Unter dem Reiter Benutzer:in kann man in der Suchzeile eine ratsuchende Person suchen.
   
   

   
   
   

3. Sobald man auf den Namen einer ratsuchenden Person klickt, öffnet sich ein Fenster mit vier Reitern, Profil, Notizen, Dokumente und Monitoring.
4. Mit einem Klick auf die drei Punkte neben Monitoring, öffnet sich ein Menü.
5. Auf Passwort vergeben klicken.
6. Hier kann man ein neues Passwort für eine ratsuchende Person vergeben. Nach Wiederholung des Passwortes und Bestätigung auf Speichern, wird das neue Passwort gespeichert.
   
7. Die Weitergabe des Passwortes muss über einen geschützten Kommunikationskanal erfolgen. Die ratsuchende Person sollte nach der Anmeldung das Passwort ändern. 

 

Einladung versenden

Wie kann man einen Link zur Passwortvergabe an die ratsuchende Person versenden?

1. Wenn man in der linken Spalte auf das Symbol mit den zwei Avataren    klickt, öffnet sich die Mitgliederverwaltung.
2. Unter dem Reiter Benutzer:in kann man in der Suchzeile eine ratsuchende Person suchen.
   
   

   
   
   

3. Sobald man auf den Namen einer ratsuchenden Person klickt, öffnet sich ein Fenster mit vier Reitern, Profil, Notizen, Dokumente und Monitoring.
4. Mit einem Klick auf die drei Punkte neben Monitoring, öffnet sich ein Menü.
5. Sobald man auf Einladung versenden klickt, wird eine E-Mail zur Passwortvergabe an die ratsuchende Person versendet.

 

Ratsuchende:n Profil

Wie kann man ein Profil einer ratsuchenden Person bearbeiten?

1. Wenn man in der linken Spalte auf das Symbol mit den zwei Avataren    klickt, öffnet sich die Mitgliederverwaltung.
2. Unter dem Reiter Benutzer:in kann man in der Suchzeile eine ratsuchende Person suchen.
   
   

   
   
   

3. Sobald man auf den Namen einer ratsuchenden Person klickt, öffnet sich ein Fenster mit vier Reitern, Profil, Notizen, Dokumente und Monitoring.
4. Unter dem Reiter Profil werden Informationen, wie E-Mail-Adresse (Zugriff nur für Admins), Telefonnummer (Zugriff nur für Admins), Klienten ID, Stammberater:in, Filterkriterien und Stammdaten der ratsuchenden Person angezeigt.
5. Um die Informationen zu bearbeiten, klickt man auf den jeweiligen Stift daneben. 
6. Um die Stammdaten der ratsuchenden Person zu bearbeiten, klickt man auf den Button Bearbeiten
   unter den Stammdaten der ratsuchenden Person.

 

Ratsuchende:n suchen

Wie kann man eine ratsuchende Person suchen?

1. Wenn man in der linken Spalte auf das Symbol mit den zwei Avataren    klickt, öffnet sich die Mitgliederverwaltung.
2. Unter dem Reiter Benutzer:in kann man in der Suchzeile eine ratsuchende Person suchen.
   
   

   

 

Filterfunktion

Wie kann man Mitglieder filtern?

1. Wenn man in der linken Spalte auf das Symbol mit den zwei Avataren    klickt, öffnet sich die Mitgliederverwaltung.
2. Mit einem Klick auf das blaue Filterungssymbol   unter dem Reiter Benutzer:in öffnet sich ein Menü mit Filteroptionen. 
3. Man hat die Möglichkeit, die eigenen Stammklient:innen, alle Klient:innen oder die Klient:innen einer/eines bestimmten Berater:in zu filtern.  

 

Mitglieder sortieren

Wie kann man Mitglieder sortieren?

1. Wenn man in der linken Spalte auf das Symbol mit den zwei Avataren    klickt, öffnet sich die Mitgliederverwaltung.
2. Mit einem Klick auf den Überschriften Benutzer:in oder Account/Letztes Login kann man die Klient:innen alphabetisch bzw. nach dem letzten Login sortieren. 
   
   

   

 

Notizen

Wie kann man Notizen zu einer ratsuchenden Person hinterlegen?

1. Wenn man in der linken Spalte auf das Symbol mit den zwei Avataren    klickt, öffnet sich die Mitgliederverwaltung.
2. Unter dem Reiter Benutzer:in kann man in der Suchzeile eine ratsuchende Person suchen.
   
   

   
   
   

3. Sobald man auf den Namen einer ratsuchenden Person klickt, öffnet sich ein Fenster mit vier Reitern, Profil, Notizen, Dokumente und Monitoring.
4. Zum Reiter Notizen wechseln.
5. In dem Textfeld kann man eine Notiz zu der ratsuchenden Person verfassen.
6. Auf Speichern klicken.
7. Die erstellten Notizen werden im gleichen Fenster, in einer Liste dargestellt. Die zuletzt erstellte Notiz wird ganz oben in der Liste angezeigt. Die Notizen sind sind für alle Berater:innen sichtbar. 
8. Mit einem Klick auf die drei Punkte neben einer Notiz, öffnet sich ein Menü. Hier kann man auswählen, ob man die Notiz bearbeiten oder löschen möchte. 

 

Dokumente

Wie kann man Dokumente zu einer ratsuchenden Person hinterlegen?

1. Wenn man in der linken Spalte auf das Symbol mit den zwei Avataren    klickt, öffnet sich die Mitgliederverwaltung.
2. Unter dem Reiter Benutzer:in kann man in der Suchzeile eine ratsuchende Person suchen.
   

    

   
   
   

3. Sobald man auf den Namen einer ratsuchenden Person klickt, öffnet sich ein Fenster mit vier Reitern, Profil, Notizen, Dokumente und Monitoring.
4. Zum Reiter Dokumente wechseln.
5. Mit einem Klick auf den Button Hochladen, kann man ein Dokument zu der ratsuchenden Person, hochladen.
6. Die hochgeladenen Dokumente werden im gleichen Fenster, in einer Liste dargestellt. Das zuletzt hochgeladene Dokument wird ganz oben in der Liste angezeigt. Das Dokument ist nur für die/den Berater:in sichtbar, die/der das Dokument hochgeladen hat.
7. Mit einem Klick auf die drei Punkte neben einem Dokument, öffnet sich ein Menü. Hier kann man das Dokument wieder löschen. 
8. Wenn man die hochgeladenen Dokumente herunterladen möchte, klickt man auf den Button Alle Herunterladen, unter den Dokumenten.

 

Monitoring

Wie kann man ein Monitoring zu einer ratsuchenden Person erstellen, bearbeiten oder löschen?

Als Berater:in hat man ausschließlich Zugriff auf die selbst angelegten Monitorings, als Admin hat man Zugriff auf alle angelegten Monitorings. 

1. Wenn man in der linken Spalte auf das Symbol mit den zwei Avataren    klickt, öffnet sich die Mitgliederverwaltung.
2. Unter dem Reiter Benutzer:in kann man in der Suchzeile eine ratsuchende Person suchen.
   
   

   
   
   

3. Sobald man auf den Namen einer ratsuchenden Person klickt, öffnet sich ein Fenster mit vier Reitern, Profil, Notizen, Dokumente und Monitoring.
4. Zum Reiter Monitoring wechseln.
5. Mit einem Klick auf Monitoring anlegen, kann man ein Monitoring erstellen.  
6. Auf Speichern klicken.  
7. Wieder zum Reiter Monitoring wechseln.
8. Die erstellten Monitorings werden in einer Liste dargestellt. Das zuletzt erstellte Monitoring wird ganz oben in der Liste angezeigt. 
9. Mit einem Klick auf die drei Punkte neben einem Monitoring, öffnet sich ein Menü. Hier kann man auswählen, ob man das Monitoring anzeigen, bearbeiten oder löschen möchte. 

 

Ratsuchende:n merken

Wie kann man eine ratsuchende Person zur Merkliste hinzufügen?

1. Wenn man in der linken Spalte auf das Symbol mit den zwei Avataren    klickt, öffnet sich die Mitgliederverwaltung.
2. Unter dem Reiter Benutzer:in kann man in der Suchzeile eine ratsuchende Person suchen.
   

    

   
   
   

3. Sobald man auf den Namen einer ratsuchenden Person klickt, öffnet sich ein Fenster mit vier Reitern, Profil, Notizen, Dokumente und Monitoring.
4. Mit einem Klick auf die drei Punkte neben Monitoring, öffnet sich ein Menü.
5. Auf merken klicken. 
6. Die gemerkte Person wird in der Merkliste hinterlegt.
   
   

   

    

 

Direkt-Nachricht (Zugriff nur für Admins)

Wie kann man eine Direkt-Nachricht an eine ratsuchende Person versenden?

1. Wenn man in der linken Spalte auf das Symbol mit den zwei Avataren    klickt, öffnet sich die Mitgliederverwaltung.
2. Unter dem Reiter Benutzer:in kann man in der Suchzeile eine ratsuchende Person suchen.
   

    

   
   
   

3. Sobald man auf den Namen einer ratsuchenden Person klickt, öffnet sich ein Fenster mit vier Reitern, Profil, Notizen, Dokumente und Monitoring.
4. Mit einem Klick auf die drei Punkte neben Monitoring, öffnet sich ein Menü.
5. Auf Direkt-Nachrichten klicken. 
   

   

6. Unter Betreff trägt man einen Betreff für die Direktnachricht ein.
7. In dem Textfeld Nachricht, verfasst man die Direktnachricht.
8. Unter dem Textfeld findet man die Information, wie die ratsuchende Person kontaktiert wird.
   
   

   
   
   

9. Auf Senden klicken.
10. Die versendeten Direktnachrichten werden im gleichen Fenster, in einer Liste dargestellt. Die zuletzt versendete Direktnachricht wird ganz oben in der Liste angezeigt. 

 

Ratsuchende:n sperren/entsperren (Zugriff nur für Admins)

Wie kann man eine ratsuchende Person sperren / entsperren?

1. Wenn man in der linken Spalte auf das Symbol mit den zwei Avataren    klickt, öffnet sich die Mitgliederverwaltung.
2. Unter dem Reiter Benutzer:in kann man in der Suchzeile eine ratsuchende Person suchen.
   

    

   
   
   

3. Sobald man auf den Namen einer ratsuchenden Person klickt, öffnet sich ein Fenster mit vier Reitern, Profil, Notizen, Dokumente und Monitoring.
4. Mit einem Klick auf die drei Punkte neben Monitoring, öffnet sich ein Menü.
5. Auf sperren klicken.   
6. Die gesperrte Person kann sich nicht mehr anmelden. 
7. Wenn man eine ratsuchende Person wieder entsperren möchte, klickt man auf die drei Punkte neben Monitoring. Es öffnet sich ein Menü.  
8. Auf entsperren klicken. 

 

Ratsuchende:n löschen/wiederherstellen (Zugriff nur für Admins)

Wie kann man eine ratsuchende Person löschen / wiederherstellen?

1. Wenn man in der linken Spalte auf das Symbol mit den zwei Avataren    klickt, öffnet sich die Mitgliederverwaltung.
2. Unter dem Reiter Benutzer:in kann man in der Suchzeile eine ratsuchende Person suchen.
   

    

   
   
   

3. Sobald man auf den Namen einer ratsuchenden Person klickt, öffnet sich ein Fenster mit vier Reitern, Profil, Notizen, Dokumente und Monitoring.
4. Mit einem Klick auf die drei Punkte neben Monitoring, öffnet sich ein Menü.
5. Auf löschen klicken. Nach Bestätigung auf dem roten Button, wird die ratsuchende Person zum Löschen vorgemerkt. Die Daten der ratsuchenden Person werden nach der von der Einrichtung hinterlegten Löschfrist (Löschroutine), gelöscht. 
6. Die gelöschte Person kann sich nicht mehr anmelden und der Anzeigename wird in der Mitgliederverwaltung durchgestrichen. Weitere Informationen zu der Löschroutine erhalten Sie in unserem Kapitel Löschroutine.
7. Wenn man eine ratsuchende Person wiederherstellen möchte, klickt man auf die drei Punkte neben Monitoring. Es öffnet sich ein Menü.  
8. Auf wiederherstellen klicken. 

 

Gruppen

Folgende Informationen werden zu einer Gruppe aufgelistet:

• Klient:innen: Anzahl der Teilnehmer:innen der Gruppe
• Gruppenname: der jeweilige Gruppenname 
• Beschreibung: Beschreibung der jeweiligen Gruppe
• Erstellt von: welche/r Berater:in die Gruppe erstellt

 

Gruppe suchen

Wie kann man eine Gruppe suchen?

1. Wenn man in der linken Spalte auf das Symbol mit den zwei Avataren    klickt, öffnet sich die Mitgliederverwaltung.
2. Unter dem Reiter Gruppe kann man in der Suchzeile eine Gruppe suchen.
   
   

   

    

    

Gruppe anlegen

Wie kann man eine Gruppe anlegen?

1. Wenn man in der linken Spalte auf das Symbol mit den zwei Avataren    klickt, öffnet sich die Mitgliederverwaltung.
2. Zum Reiter Gruppen wechseln.
   
   

   

3. Mit einem Klick auf das blaue Plussymbol, öffnet sich das Fenster Gruppe anlegen. 
4. Unter Name trägt man einen Gruppennamen ein. Dieser Text ist für ratsuchende Personen sichtbar.
5. Optional kann man eine Beschreibung für die Gruppe angeben. Dieser Text ist für ratsuchende Personen sichtbar.
6. Auf Speichern klicken.
7. Die erstellte Gruppe wird in der Tabelle Gruppen hinterlegt.
   
   

   

 

Gruppe bearbeiten

Wie kann man eine Gruppe bearbeiten?

Als Berater:in kann man ausschließlich die selbst angelegten Gruppen bearbeiten, als Admin kann man alle Gruppen bearbeiten. 

1. Wenn man in der linken Spalte auf das Symbol mit den zwei Avataren    klickt, öffnet sich die Mitgliederverwaltung.
2. Unter dem Reiter Gruppe kann man in der Suchzeile eine Gruppe suchen.
   
   

   
   
   

3. Sobald man auf den Namen einer Gruppe klickt, öffnet sich ein Fenster mit zwei Reitern, Teilnehmer:in und Beschreibung.
4. Mit einem Klick auf die drei Punkte neben Monitoring, öffnet sich ein Menü.
5. Auf Klient:innen-Gruppe bearbeiten klicken. 
6. Nach Bearbeitung der Gruppen-Informationen auf Speichern klicken.

 

Gruppe löschen

Wie kann man eine Gruppe löschen?

Als Berater:in kann man ausschließlich die selbst angelegten Gruppen löschen, als Admin kann man alle Gruppen löschen. 

1. Wenn man in der linken Spalte auf das Symbol mit den zwei Avataren    klickt, öffnet sich die Mitgliederverwaltung.
2. Unter dem Reiter Gruppe kann man in der Suchzeile eine Gruppe suchen.
   
   

   
   
   

3. Sobald man auf den Namen einer Gruppe klickt, öffnet sich ein Fenster mit zwei Reitern, Teilnehmer:in und Beschreibung.
4. Mit einem Klick auf die drei Punkte neben Monitoring, öffnet sich ein Menü.
5. Auf Klient:innen-Gruppe löschen klicken. Nach Bestätigung auf dem roten Button, wird die Gruppe gelöscht. 

 

Teilnehmer:in zu einer Gruppe hinzufügen

Wie kann man Teilnehmer:innen zu einer Gruppe hinzufügen?

1. Wenn man in der linken Spalte auf das Symbol mit den zwei Avataren    klickt, öffnet sich die Mitgliederverwaltung.
2. Unter dem Reiter Gruppe kann man in der Suchzeile eine Gruppe suchen.
   
   

   
   
   

3. Sobald man auf den Namen einer Gruppe klickt, öffnet sich ein Fenster mit zwei Reitern, Teilnehmer:in und Beschreibung.
4. Mit einem Klick auf das Textfeld Teilnehmer:innen hinzufügen unter dem Reiter Teilnehmer:in kann man eine/n Klient:in suchen.
   
   

   
   
   

5. Wenn man die/den gewünschte/n Teilnehmer:in gefunden hat, markiert man die/den Teilnehmer:in mit einem Klick auf den Namen.  
6. Sobald man auf das Plussymbol    neben dem Namen klickt, wird die/der Teilnehmer:in unter dem Textfeld aufgelistet. 

 

Teilnehmer:in aus einer Gruppe entfernen

Wie kann man Teilnehmer:innen aus einer Gruppe entfernen?

1. Wenn man in der linken Spalte auf das Symbol mit den zwei Avataren    klickt, öffnet sich die Mitgliederverwaltung.
2. Unter dem Reiter Gruppe kann man in der Suchzeile eine Gruppe suchen.
   
   

   
   
   

3. Sobald man auf den Namen einer Gruppe klickt, öffnet sich ein Fenster mit zwei Reitern, Teilnehmer:in und Beschreibung.
4. Unter dem Reiter Teilnehmer:in werden alle Teilnehmer einer Gruppe aufgelistet.
5. Mit einem Klick auf den Button entfernen,  wird die/der Teilnehmer:in aus der Gruppe entfernt.