Terminverwaltung

Einzel- und Gruppentermine anlegen, bearbeiten und Buchungszeiten festlegen

Einzeltermin erstellen

Erstellung von Einzeltermin im Dashboard und Erstellung von Einzelterminen im Terminkalender.

Einzeltermin erstellen (Dashboard)
  1. Wenn man im Dashboard auf das blaue Plussymbol  image-1687765618110.png  in der Kachel Termine klickt, öffnet sich das Fenster Termin anlegen.

     

  2. Unter dem Reiter Einzeltermin, kann man in dem Dropdown Menü Klient:in, eine ratsuchende Person auswählen. Wenn man einen Termin anlegen möchte, der für alle ratsuchenden Personen buchbar ist, wählt man freier Termin aus.

     

    image-1687527742358.png

  3. Die/Der gewünschte Berater:in kann man unter Berater:in auswählen.
  4. Unter Leistung wählt man die gewünschte Leistungsart (Beratungsleistung) aus.
  5. Unter am trägt man den Tag ein, an dem der Termin stattfinden soll.
  6. Unter von und bis trägt man die Start- und Endzeit des Termins ein.
  7. Eine Bemerkung kann man über Bemerkungen anzeigen hinzufügen. Dieser Text ist für ratsuchende Personen sichtbar.
  8. Auf Speichern klicken. Daraufhin öffnet sich automatisch der Terminkalender. 
  9. Mit einem Klick auf den erstellten Einzeltermin im Terminkalender, öffnet sich eine Übersicht mit den Informationen zu dem Termin. Hier kann man den Termin ggfs. anpassen.
  10. Wenn man Anpassungen vorgenommen hat, auf Aktualisieren klicken.
  11. Sobald der Termin von einer ratsuchenden Person gebucht wurde, wird der Termin blau im Terminkalender dargestellt.
  12. Um den Termin zu bestätigen, klickt man auf den blauen Termin. Daraufhin öffnet sich eine Übersicht mit den Informationen zu dem Termin.
  13. Um eine persönliche Nachricht mit der Bestätigung zu versenden, klickt man auf Nachricht hinzufügen neben dem Briefumschlag image-1692110773653.png Daraufhin erscheint ein Textfeld in dem man eine Nachricht verfassen kann.

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  14. Auf Bestätigen klicken. Der Termin wurde bestätigt und erscheint als grüner Termin im Terminkalender.

 

Einzeltermin erstellen (Terminkalender)
  1. Wenn man auf die Kachel Termine im Dashboard klickt, öffnet sich der Terminkalender. Alternativ gelangt man zu dem Terminkalender über das Kalendersymbol  image-1687528548001.png  in der linken Spalte.
  2. Mit einem Klick auf das Plussymbol  image-1687528921556.png  über dem Terminkalender (alternativ auf den gewünschten Tag und Uhrzeit im Terminkalender klicken), öffnet sich ein Fenster mit den Reitern Einzeltermin, Gruppentermin und Blocker.
  3. Unter Klient:in kann man eine bestimmte, ratsuchende Person auswählen oder man wählt freier Termin, dieser ist für alle ratsuchenden Personen verfügbar. Wenn man eine/n neue/n Klient:in hinzufügen möchte, klickt man auf Neu anlegen.
  4. Unter Bemerkungen anzeigen kann man eine Beschreibung hinzufügen. Dieser Text ist für Berater:innen
  5. Unter am, von und bis trägt man den Tag, die Start- und Endzeit des Termins ein.
  6. Unter Leistung wählt man die gewünschte Leistungsart (Beratungsleistung) aus.
  7. Die/Den Berater:in wählt man unter Berater:in aus.
  8. Auf Termin erstellen klicken.
  9. Mit einem Klick auf den erstellten Einzeltermin im Terminkalender, öffnet sich eine Übersicht mit den Informationen zu dem Termin. Hier kann man den Termin ggfs. anpassen.
  10. Wenn man Anpassungen vorgenommen hat, auf Aktualisieren klicken.
  11. Sobald der Termin von einer ratsuchenden Person gebucht wurde, wird der Termin blau im Terminkalender dargestellt.
  12. Um den Termin zu bestätigen, klickt man auf den blauen Termin. Daraufhin öffnet sich eine Übersicht mit den Informationen zu dem Termin.
  13. Um eine persönliche Nachricht mit der Bestätigung zu versenden, klickt man auf Nachricht hinzufügen neben dem Briefumschlag image-1692110773653.png Daraufhin erscheint ein Textfeld in dem man eine Nachricht verfassen kann.

    image-1695992131993.png

  14. Auf Bestätigen klicken. Der Termin wurde bestätigt und erscheint als grüner Termin im Terminkalender.

 

 

 

Buchungszeiten erstellen

Was sind Buchungszeiten?

Über die Buchungszeiten kann man Termine für einen längeren Zeitraum erstellen, die Länge dieses Zeitraums kann bis zu 8 Wochen betragen und ist später noch anpassbar (mögliche Zeiträume: 1 Woche, 2 Wochen, 4 Wochen und 8 Wochen).

Mit den Buchungszeiten ist es möglich, mehrere Termine gleichzeitig zu erstellen oder beispielsweise mehrere Paralleltermine anzulegen. Das bedeutet, ein/e Berater:in kann mehrere Termine zur gleichen Uhrzeit anbieten. Sobald jedoch ein Termin gebucht wird, werden die übrigen, parallelen Termine (zur gleichen Uhrzeit) automatisch aus dem Terminkalender entfernt.

Buchungszeiten erstellen
  1. Wenn man auf die Kachel Termine im Dashboard klickt, öffnet sich der Terminkalender. Alternativ gelangt man zu dem Terminkalender über das Kalendersymbol  image-1687528548001.png  in der linken Spalte.
  2. Mit einem Klick auf die drei, senkrechte Striche (Burger Menü),  image-1687771755430.png  öffnet sich das Menü. 
  3. Wenn man auf Buchungszeiten klickt, öffnet sich das Fenster Termine / Buchungszeiten. Hier wählt man den/die gewünschten Tag/e aus und aktiviert den Toggle.  image-1687771284326.png
  4. Unter Leistung wählt man die gewünschte Leistungsart (Beratungsleistung) aus.
  5. Unter Von und Bis trägt man die Start- und Endzeit des Termins ein.
  6. Wenn man auf das Plussymbol  image-1687771863504.png  neben einem Tag klickt, kann man weitere Termine für diesen Tag hinzufügen.
  7. Wenn mind. zwei Termine an einem Tag angelegt werden, befindet sich neben dem Tag ein Plus- und Minussymbol . Mit einem Klick auf das Minussymbol,  image-1687772089907.png  entfernt man den jeweiligen Termin.
  8. Auf Speichern klicken.

 

Beispiel

Man erstellt für Montag, zwischen 09:00 Uhr und 12:00 Uhr, 30 Minuten Chat Termine, ohne Nachbearbeitungszeit (6 Chat Termine). Zusätzlich erstellt man für Montag, zwischen 10:00 Uhr und 11:00 Uhr, 30 Minuten Vor-Ort-Termine, ohne Nachbearbeitungszeit (2 Vor-Ort-Termine).
Dann erscheinen insgesamt 8 Termine im Terminkalender, davon werden 4 Termine parallel ausgewiesen (Montag, zwischen 10:00 Uhr und 11:00 Uhr).
Wenn jetzt ein Ratsuchender beispielsweise einen vor-Ort-Termin an einem Montag um 10:00 Uhr bucht, wird der Chat Termin am Montag um 10:00 Uhr automatisch aus dem Terminkalender entfernt und kann nicht mehr gebucht werden.

 

 

Gruppentermin erstellen

Mit dieser Anleitung erklären wir, wie die Erstellung von Gruppenterminen funktioniert.

Gruppentermin im Dashboard erstellen
  1. Wenn man im Dashboard auf das blaue Plussymbol  image-1687765779502.png  in der Kachel Termine klickt, öffnet sich das Fenster Termin anlegen.
  2. Unter dem Reiter Gruppentermin, kann man unter Titel man einen Titel für den Gruppentermin eintragen. Dieser Text ist für ratsuchende Personen sichtbar.

    image-1687527817605.png

  3. Unter Bemerkungen anzeigen kann man eine Beschreibung hinzufügen. Dieser Text ist für Berater:innen sichtbar.
  4. Unter am trägt man den Tag ein, an dem der Termin stattfinden soll.
  5. Unter von und bis trägt man die Start- und Endzeit des Termins ein.
  6. Wenn der gewünschte Kommunikationskanal (Beratungskanal = Terminart) hinterlegt ist, kann man den jeweiligen Kommunikationskanal auswählen.
  7. Die/Der gewünschte Berater:in kann man unter Berater:in auswählen.
  8. Die max. Anzahl an Teilnehmer:innen kann man unter max. Teilnehmer:innenanzahl angeben.
  9. Die Gruppentermine können auch intern genutzt werden, z. B. für Teammeetings. Damit ein Gruppentermin von ratsuchenden Personen gebucht werden kann, muss der Toggle buchbar für Ratsuchende aktiviert werden.

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  10. Auf Speichern klicken. Daraufhin öffnet sich automatisch der Terminkalender. 
  11. Mit einem Klick auf den erstellten Gruppentermin im Terminkalender, öffnet sich eine Übersicht mit den Informationen zu dem Gruppentermin. Hier kann man den Gruppentermin direkt starten oder ggfs. anpassen.
  12. Wenn man Anpassungen vorgenommen hat, auf Aktualisieren klicken.
  13. Mit einem Klick auf den roten Button Stornieren, wird der Gruppentermin wieder gelöscht.
  14. Wechselt man zu dem Reiter Teilnehmer:innen, kann man Teilnehmer:innen zu dem Gruppentermin hinzufügen.
  15. Mit einem Klick auf das Textfeld Teilnehmer:innen hinzufügen, öffnet sich ein Menü, in dem man Ratsuchende und bereits erstellte Gruppen auswählen kann. 
  16. Mit einem Klick auf das blaue Plussymbol,  image-1687785977804.png  wird die/der Ratsuchende oder eine Gruppe zu dem Gruppentermin hinzugefügt.


Gruppentermin im Terminkalender erstellen
  1. Wenn man auf die Kachel Termine im Dashboard klickt, öffnet sich der Terminkalender. Alternativ gelangt man zu dem Terminkalender über das Kalendersymbol  image-1687528548001.png  in der linken Spalte.
  2. Mit einem Klick auf das Plussymbol  image-1687528921556.png  über dem Terminkalender (alternativ auf den gewünschten Tag und Uhrzeit im Terminkalender klicken), öffnet sich ein Fenster mit den Reitern Einzeltermin, Gruppentermin und Blocker.
  3. Um einen Gruppentermin zu erstellen, wechselt man zum Reiter Gruppentermin.

    image-1687766837195.png

  4. Unter Titel trägt man einen Titel für einen Gruppentermin ein. Dieser Text ist für die ratsuchenden Personen sichtbar.
  5. Unter Bemerkungen anzeigen kann man eine Beschreibung hinzufügen. Dieser Text ist für die ratsuchenden Personen sichtbar.
  6. Unter am, von und bis trägt man den Tag, die Start- und Endzeit des Gruppentermins ein.
  7. Optional kann man eine Nachbereitungszeit Diese Nachbereitungszeit wird zu der Termindauer dazugerechnet.
    Beispiel: Videochattermin 30 Minuten + Nachbearbeitung 15 Minuten = 45 Minuten einplanen für einen Videochattermin.
  8. Wenn der gewünschte Kommunikationskanal hinterlegt ist, kann man den jeweiligen Kommunikationskanal auswählen.
  9. Die beratende Person wählt man unter Berater:in aus.
  10. Die max. Anzahl an Teilnehmer:innen kann man unter max. Teilnehmer:innenanzahl angeben.
  11. Die Gruppentermine können auch intern genutzt werden, z. B. für Teammeetings.
    Damit ein Gruppentermin von ratsuchenden Personen gebucht werden kann, muss der Toggle buchbar für Ratsuchende aktiviert werden.

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  12. Auf Termin erstellen klicken.
  13. Es öffnet sich eine Übersicht mit Informationen zu dem erstellten Gruppentermin. Hier kann man den Gruppentermin direkt starten oder ggfs. anpassen.
  14. Wenn man Anpassungen vorgenommen hat, auf Aktualisieren
  15. Mit einem Klick auf den roten Button Stornieren, wird der Gruppentermin wieder gelöscht.
  16. Wechselt man zu dem Reiter Teilnehmer:innen, kann man Teilnehmer:innen zu dem Gruppentermin hinzufügen.
  17. Mit einem Klick auf das Textfeld Teilnehmer:innen hinzufügen, öffnet sich ein Menü, in dem man Ratsuchende und bereits erstellte Gruppen auswählen kann. 
  18. Mit einem Klick auf das blaue Plussymbol,  image-1687785977804.png  wird die/der Ratsuchende oder die Gruppe zu dem Gruppentermin hinzugefügt.

 

Termine stornieren, freigeben und entfernen

Termin stornieren
  1. Um einen bestätigten Termin (grün) wieder zu stornieren, klickt man auf den jeweiligen Termin im Terminkalender. Daraufhin öffnet sich eine Übersicht mit den Informationen zu dem Termin. 
  2. Wenn man den Haken bei Ratsuchende per E-Mail informieren lässt, erhält die ratsuchende Person eine Mitteilung per E-Mail, dass der Termin storniert wurde.
  3. Um eine persönliche Nachricht mit der Absage zu versenden, klickt man auf Nachricht hinzufügen neben dem Briefumschlag image-1692110773653.png  Daraufhin erscheint ein Textfeld in dem man eine Nachricht verfassen kann.

     

    image-1692110103137.png

  4. Auf Stornieren klicken.

     

Stornierten Termin freigeben
  1. Um einen stornierten Termin (rot) wieder freizugeben, klickt man auf den jeweiligen Termin im Terminkalender. Daraufhin öffnet sich eine Übersicht mit den Informationen zu dem stornierten Termin. 
  2. Auf Freigeben klicken. image-1690550669805.png Nach der Bestätigung, wird der Termin freigegeben und erscheint wieder als freier Termin für ratsuchende Personen.

 

Stornierten Termin entfernen
  1. Um einen stornierten Termin (rot) wieder zu entfernen, klickt man auf den jeweiligen Termin im Terminkalender. Daraufhin öffnet sich eine Übersicht mit den Informationen zu dem stornierten Termin. 
  2. Auf Freigeben klicken. Nach der Bestätigung, wird der Termin freigegeben und erscheint wieder als freier Termin (grau) im Terminkalender. 
  3. Mit einem Klick auf den Termin im Terminkalender, öffnet sich eine Übersicht mit den Informationen zu dem Termin.
  4. Auf Entfernen klicken. image-1690550711695.png Nach der Bestätigung wird der Termin gelöscht.

 

Freien Termin entfernen
  1. Mit einem Klick auf einen freien Termin (grau) im Terminkalender, öffnet sich eine Übersicht mit den Informationen zu dem Termin.
  2. Auf Entfernen klicken. image-1690550725261.png Nach der Bestätigung wird der Termin gelöscht.

 

 

Gruppe anlegen

Man hat die Möglichkeit eine Gruppe für die Gruppentermine anzulegen.

Neue Gruppe erstellen
  1. Wenn man auf das Symbol mit den zwei Avataren in der linken Spalte klickt, öffnet sich die Übersicht Mitglieder.
  2. Hier wechselt man zu dem Reiter Gruppen.

    image-1687854501770.png

  3. Mit einem Klick auf das blaue Plussymbol  image-1687855988482.png  oben rechts, öffnet sich das Fenster Gruppe anlegen.
  4. Unter Name trägt man einen Gruppennamen ein. Der Name ist für ratsuchende Personen sichtbar.
  5. Optional kann man eine Beschreibung für die Gruppe angeben. Dieser Text ist für ratsuchende Personen sichtbar.
  6. Auf Speichern klicken.

 

Beratungsleistungen konfigurieren

Über die Beratungsleistungen kann man die Termine (Bezeichnung, Termindauer, Nachbereitungszeit, Kommunikationskanal, Beratungsanlass) konfigurieren. 

 
Beratungsleistungen konfigurieren
  1. Wenn man auf die Kachel Termine im Dashboard klickt, öffnet sich der Terminkalender. Alternativ gelangt man zu dem Terminkalender über das Kalendersymbol  image-1687528548001.png  in der linken Spalte.
  2. Mit einem Klick auf die drei, senkrechte Striche (Einstellungsmenü),  image-1687771755430.png  öffnet sich das Menü. 
  3. Wenn man auf Beratungsleistungen klickt, öffnet sich das Fenster Termine / Beratungsleistungen. 
  4. Um neue Beratungsleistungen anzulegen, klickt man auf das Plussymbol  image-1687775006053.png  oben rechts. 
  5. Unter Bezeichnung trägt man einen Titel für die Beratungsleistung ein. Die Bezeichnung ist nicht für ratsuchende Personen sichtbar.
  6. Unter Dauer trägt man die Dauer des Termins ein.
  7. Optional kann man eine Nachbereitungszeit eintragen. Diese Nachbereitungszeit wird zu der Termindauer hinzugerechnet.
    Beispiel: Videochattermin 30 Minuten + Nachbearbeitungszeit 15 Minuten = 45 Minuten insgesamt pro Termin.
  8. Unter Kommunikationskanal kann man eine Terminart auswählen. Dazu sollten vorab die jeweiligen Beratungskanäle definiert werden.
  9. Unter Beratungsanlass kann man einen Beratungsanlass (z.B. Standort, Beratungsthema) aus den vorher definierten Beratungsfeldern (kostenpflichtige Filterkriterien) in den globalen Einstellungen (Zugriff nur für Admins) auswählen. Weitere Informationen zur Aktivierung der Filter finden Sie in unserem Artikel Aktivierung eines Filter.
  10. Unter Preis (€) kann ein Preis für kostenpflichtige Termine festgelegt werden.
  11. Optional kann man eine Beschreibung angeben. Die Beschreibung ist für ratsuchende Personen sichtbar.
  12. Auf Speichern klicken.

 

Beratungsleistungen für die gesamte Einrichtung nutzen

Der Zugriff auf Beratungsleistungen ist nicht auf Ihren Account beschränkt. Dies bedeutet, dass alle Berater*innen Zugriff auf die angelegten Beratungsleistungen haben. Bzw. kann man auch die Beratungsleistungen der Kolleg*innen bearbeiten.

Unsere Empfehlung:

Stimmen Sie sich im Team ab, welche Beratungsleistungen angelegt werden sollen. Eine Beratungsleistung besteht aus:

Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel (mit Video) Beratungsleistungen - Konfigurieren Sie ihre buchbaren Zeitslots.

 

Beratungskanäle konfigurieren (als Admin)

Beratungskanäle sind Kommunikationskanäle (Chat, Telefon, Videochat, Vor-Ort-Termine).

Beratungskanäle konfigurieren
  1. Wenn man auf die Kachel Termine im Dashboard klickt, öffnet sich der Terminkalender. Alternativ gelangt man zu dem Terminkalender über das Kalendersymbol  image-1687528548001.png  in der linken Spalte.
  2. Mit einem Klick auf die drei, senkrechte Striche (Einstellungsmenü),  image-1687771755430.png  öffnet sich das Menü. 
  3. Wenn man auf Beratungskanäle klickt, öffnet sich das Fenster Termine / Beratungskanäle. 
  4. Nach der Bearbeitung auf Speichern klicken.

 

Einstellungen für die Einrichtung

Als Admin sieht man darunter die jeweiligen Einstellungen der Berater:innen, als Berater:in hat man nur Zugriff auf die eigenen Einstellungen. 

Einstellungen für die Berater:innen

Weitere Informationen über die Beratungskanäle erfahren Sie in unserem Artikel (mit Video) Beratungskanäle - welche Kommunikationsarten möchten Sie nutzen? Mehr Informationen zu der Videoberatung über eine externe Software erfahren Sie in unserem Artikel Videoberatung über externe Software.

 

 

Beratungskanäle konfigurieren (als Berater:in)

Beratungskanäle sind Kommunikationskanäle (Chat, Telefon, Videochat, Vor-Ort-Termine).

Beratungskanäle konfigurieren
  1. Wenn man auf die Kachel Termine im Dashboard klickt, öffnet sich der Terminkalender. Alternativ gelangt man zu dem Terminkalender über das Kalendersymbol  image-1687528548001.png  in der linken Spalte.
  2. Mit einem Klick auf die drei, senkrechte Striche (Einstellungsmenü),  image-1687771755430.png  öffnet sich das Menü. 
  3. Wenn man auf Beratungskanäle klickt, öffnet sich das Fenster Termine / Beratungskanäle. 
  4. Nach der Bearbeitung auf Speichern klicken.

 

Allgemeine Einstellungen
Berater:in Einstellungen

Weitere Informationen über die Beratungskanäle erfahren Sie in unserem Artikel (mit Video) Beratungskanäle - welche Kommunikationsarten möchten Sie nutzen? Mehr Informationen zu der Videoberatung über eine externe Software erfahren Sie in unserem Artikel Videoberatung über externe Software.


Blocker erstellen

Erstellung von Blocker (geblockte Zeit) im Dashboard und Erstellung von Blocker im Terminkalender.

Blocker erstellen (Dashboard)
  1. Wenn man im Dashboard auf das blaue Plussymbol  image-1687765519035.png  in der Kachel Termine klickt, öffnet sich das Fenster Termin anlegen.
  2. Unter dem Reiter Blocker, kann man unter Titel man einen Titel für die geblockte Zeit (z. B. Außer Haus) eintragen. Dieser Text ist für Berater:innen sichtbar.

    image-1687527855649.png

  3. Unter Bemerkungen anzeigen kann man eine Beschreibung hinzufügen. Dieser Text ist für Berater:innen sichtbar.
  4. Unter am trägt man den gewünschten Tag ein.
  5. Unter von und bis trägt man die Start- und Endzeit der geblockten Zeit ein.
  6. Die/Der gewünschte Berater:in kann man unter Berater:in auswählen.
  7. Auf Speichern klicken.

 

Blocker im Terminkalender erstellen
  1. Wenn man auf die Kachel Termine im Dashboard klickt, öffnet sich der Terminkalender. Alternativ gelangt man zu dem Terminkalender über das Kalendersymbol  image-1687528548001.png  in der linken Spalte.
  2. Mit einem Klick auf das Plussymbol  image-1687528921556.png  über dem Terminkalender (alternativ auf den gewünschten Tag und Uhrzeit im Terminkalender klicken), öffnet sich ein Fenster mit den Reitern Einzeltermin, Gruppentermin und Blocker.
  3. Um einen Blocker zu erstellen, wechselt man zum Reiter Blocker.

    image-1687764378544.png

  4. Unter von und bis trägt man den Tag, die Start- und Endzeit der geblockten Zeit ein.
  5. Unter Titel wählt man einen Titel für die geblockte Zeit (z. B. Außer Haus). Dieser Text ist für Berater:innen sichtbar.
  6. Unter Bemerkungen anzeigen kann man eine Beschreibung hinzufügen. Dieser Text ist für Berater:innen
  7. Die/Der gewünschte Berater:in kann man unter Berater:in auswählen.
  8. Auf Blocker erstellen klicken.


Abwesenheiten eintragen

Als Admin hat man die Möglichkeit Abwesenheiten für die Berater:innen anzulegen, als Berater:in kann man ausschließlich die eigenen Abwesenheiten im Kalender hinterlegen.

Abwesenheit im Terminkalender eintragen
  1. Wenn man auf die Kachel Termine im Dashboard klickt, öffnet sich der Terminkalender. Alternativ gelangt man zu dem Terminkalender über das Kalendersymbol  image-1687528548001.png  in der linken Spalte.
  2. Mit einem Klick auf die drei, senkrechte Striche (Burger Menü),  image-1687771755430.png  öffnet sich das Menü. 
  3. Wenn man auf Abwesenheit klickt, öffnet sich das Fenster Abwesenheiten. 
  4. Um neue Abwesenheiten anzulegen, klickt man auf das Plussymbol  image-1687775006053.png  oben rechts. 
  5. Unter Von und Bis trägt man das Start- und Enddatum der Abwesenheit ein.
  6. Unter Bezeichnung wählt man eine Bezeichnung für die Abwesenheit (z. B. Außer Haus). Dieser Text ist für Berater:innen sichtbar.
  7. Auf Speichern klicken.

 

 

 

 

Schließtage anlegen (Zugriff nur als Admin)

Man hat die Möglichkeit, Schließtage für die gesamte Einrichtung zu erstellen.

Schließtage für die Einrichtung anlegen
  1. Wenn man auf die Kachel Termine im Dashboard klickt, öffnet sich der Terminkalender. Alternativ gelangt man zu dem Terminkalender über das Kalendersymbol  image-1687528548001.png  in der linken Spalte.
  2. Mit einem Klick auf die drei, senkrechte Striche (Burger Menü),  image-1687771755430.png  öffnet sich das Menü. 
  3. Wenn man auf Schließtage klickt, öffnet sich das Fenster Termine / Schließtage. 
  4. Um neue Schließtage anzulegen, klickt man auf das Plussymbol  image-1687775006053.png  oben rechts. 
  5. Unter Bezeichnung wählt man eine Bezeichnung für einen Schließtag (z. B. Schulungstag). Dieser Text ist für Berater:innen sichtbar.
  6. Unter Von und Bis trägt man das Start- und Enddatum des Schließtages ein.
  7. Auf Speichern klicken.

 

Feiertage im Terminkalender ausweisen (Zugriff nur als Admin)

Man hat die Möglichkeit, bestimmte Feiertage im Terminkalender auszuweisen.

Feiertage ausweisen
  1. Wenn man auf die Kachel Termine im Dashboard klickt, öffnet sich der Terminkalender. Alternativ gelangt man zu dem Terminkalender über das Kalendersymbol  image-1687528548001.png  in der linken Spalte.
  2. Mit einem Klick auf die drei, senkrechte Striche (Burger Menü),  image-1687771755430.png  öffnet sich das Menü. 
  3. Wenn man auf Schließtage klickt, öffnet sich das Fenster Termine / Schließtage. 
  4. Um Feiertage im Terminkalender einzutragen, klickt man auf den Button Feiertage  image-1687775378033.png  neben dem Plussymbol, oben rechts.
  5. Hier wählt man den/die gewünschten Feiertag/e aus, die im Terminkalender angezeigt werden sollen und aktiviert den Toggle, neben dem/den Feiertag/en. image-1687775710155.png
  6. Auf Speichern klicken.

 

Ansicht im Terminkalender ändern

Der Terminkalender ist in der Tagesansicht, Wochenansicht, Monatsansicht und als Termin-Liste verfügbar.

Ansicht wechseln
  1. Wenn man auf die Kachel Termine im Dashboard klickt, öffnet sich der Terminkalender. Alternativ gelangt man zu dem Terminkalender über das Kalendersymbol  image-1687528548001.png  in der linken Spalte.
  2. Über dem Terminkalender findet man die Übersicht "Liste, Tag, Woche, Monat".

    image-1687786519300.png

  3. Mit einem Klick auf Liste, Tag, Woche oder Monat, kann man die Ansicht des wechseln.

     

 

Zu einem bestimmten Datum springen

Man hat die Möglichkeit, direkt zu einem bestimmten Datum im Terminkalender zu springen.

Zu einem bestimmten Datum springen
  1. Wenn man auf die Kachel Termine im Dashboard klickt, öffnet sich der Terminkalender. Alternativ gelangt man zu dem Terminkalender über das Kalendersymbol  image-1687528548001.png  in der linken Spalte.
  2. Über dem Terminkalender befindet sich der Button Heute. Der Button ist nur aktiv (blauer Hintergrund), image-1687787444662.png  wenn man sich nicht in der aktuellen Woche, bzw. im aktuellen Monat oder Tag befindet. 
  3. Mit einem Klick auf den den Button, wechselt man zum aktuellen Datum.
  4. Neben dem Button Heute befindet sich ein Pfeil nach links,  image-1687787600726.png  das Datum (bzw. die Woche oder den Monat) und ein Pfeil nach rechts. image-1687787969917.png  Mit den Pfeilen kann man zwischen den verschiedenen Daten wechseln.
  5. Wenn man auf das Datum (bzw. die Woche oder den Monat) zwischen den Pfeilen klickt, öffnet sich ein kleiner Kalender, in dem man ein bestimmtes Datum auswählen kann und direkt dorthin springt.

 

Terminsynchronisation

Man hat die Möglichkeit den assisto Terminkalender mit einem anderen Terminkalender (z. B. Outlook, Thunderbird) zu synchronisieren. 

Terminkalender synchronisieren

  1. Wenn man auf die Kachel Termine im Dashboard klickt, öffnet sich der Terminkalender. Alternativ gelangt man zu dem Terminkalender über das Kalendersymbol  image-1687528548001.png  in der linken Spalte.
  2. Mit einem Klick auf die drei, senkrechte Striche (Burger Menü),  image-1687771755430.png  öffnet sich das Menü. 
  3. Wenn man auf Terminsynchronisation klickt, öffnet sich die Übersicht Terminsynchronisation. 
  4. Hier findet man die benötigten Zugangsdaten (DAV URL, Username, Passwort), die Synchronisationseinstellungen, eine Kurzanleitung (siehe unten) und einen Link zu einer Schritt-für-Schritt-Anleitung inkl. Screenshots.


Terminsynchronisation Kurzanleitung

  1. Kalendersoftware öffnen (Outlook, Thunderbird).
  2. Bei Benutzung von Outlook, ein zusätzliches Synchronisierungstool installieren (z.B. Outlook CalDav Synchronizer).
  3. Neuen Netzwerkkalender hinzufügen und in Outlook außerdem unter dem Punkt "Outlook folder" einen neuen Kalender erstellen.
  4. Dav URL, Username und Passwort eingeben.
  5. Den Kalender als "schreibgeschützt" einstellen, in Outlook z.B. dazu den "Synchronization mode" auf "Outlook <- Server (Merge)" einstellen.
  6. Bei Benutzung von Outlook zusätzlich die Verbindung testen und nach erfolgreicher Nachricht speichern.

 

Filtereinstellungen von Terminen

Filterung von eigenen Terminen, Terminen von bestimmten Beratenden oder allen Terminen.

Termine filtern
  1. Wenn man auf die Kachel Termine im Dashboard klickt, öffnet sich der Terminkalender. Alternativ gelangt man zu dem Terminkalender über das Kalendersymbol  image-1687528548001.png  in der linken Spalte.
  2. Mit einem Klick auf das Filtersymbol  image-1687865620035.png  über dem Terminkalender, öffnet sich ein Menü mit Filtermöglichkeiten.
  3. Hier hat man die Möglichkeit, die eigenen Termine oder die Termine der Kolleg:innen anzuzeigen.
  4. Über die Suchzeile kann man die Termine einer/eines bestimmten Berater:in suchen.

     

 

Account für eine ratsuchende Person anlegen

  1. Wenn man auf die Kachel Termine im Dashboard klickt, öffnet sich der Terminkalender. Alternativ gelangt man zu dem Terminkalender über das Kalendersymbol  image-1687528548001.png  in der linken Spalte.
  2. Mit einem Klick auf das Plussymbol  image-1687528921556.png  über dem Terminkalender (alternativ auf den gewünschten Tag und Uhrzeit im Terminkalender klicken), öffnet sich ein Fenster mit den Reitern Einzeltermin, Gruppentermin und Blocker.
  3. Wenn man auf Neu anlegen neben Klient:in klickt, öffnet sich ein neues Fenster Benutzer:in anlegen.

    image-1689588783435.png

  4. Unter Accountname trägt man einen Pseudonym mit min. 5 Zeichen ein. Der Name muss einzigartig sein, das bedeutet, der Name darf noch nicht im System hinterlegt sein.
  5. Wenn man einen passenden Pseudonym gefunden hat, kann man die E-Mail-Adresse der ratsuchenden Person eintragen. 
  6. Sobald neben den Accountdaten ein grüner Haken ersichtlich ist, kann man zu den Kontaktdaten wechseln.

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  7. Unter den Kontaktdaten kann man den Vor- und Nachnamen eintragen, die Telefonnummer hinterlegen und eine/n Stammberater:in zuweisen.
  8. Sobald neben den Kontaktdaten ein grüner Haken ersichtlich ist, kann man zu den Stammdaten wechseln.

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  9. In den Stammdaten kann man verschiedene Angaben zu der Person eintragen.
  10. Auf Speichern klicken.

 

Farben in der Terminverwaltung

Zahlungspflichtige Termine

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie zahlungspflichtige Termine einrichten und verwalten können.

Was sind zahlungspflichtige Termine?

Zahlungspflichtige Termine erfordern die Angabe eines Preises bei der Erstellung des Termins. Ratsuchende Personen müssen diesen Betrag bei der Terminbuchung bezahlen.

Zahlungspflichtige Termine erstellen

Es gibt zwei Möglichkeiten, zahlungspflichtige Termine anzulegen:

In den Beratungsleistungen

Wenn Sie zahlungspflichtige Termine anbieten möchten, können Sie diese in den Beratungsleistungen definieren:

  1. Erstellen Sie eine neue Beratungsleistung oder bearbeiten Sie eine bestehende Leistung
  2. Geben Sie im Feld "Preis" die Kosten der Beratungsleistung an
  3. Diese Preisangabe wird für die Erstellung buchbarer oder freier Einzeltermine verwendet, da bei diesen eine Beratungsleistung ausgewählt wird

Bei der Erstellung einzelner Termine

Sie können auch einem zugewiesenen Einzeltermin direkt im Terminkalender einen Preis zuordnen:

  1. Klicken Sie im Terminkalender auf das Plussymbol
  2. Wählen Sie eine Ratsuchende Person/ein Mitglied aus
  3. Definieren Sie Datum, Termindauer und Kommunikationskanal
  4. Geben Sie den Preis für diesen spezifischen Termin an

Die ratsuchende Person wird bei der Terminbuchung automatisch zur Zahlung aufgefordert und muss diese abschließen, um den Termin zu bestätigen.