Fragen zur Terminverwaltung

Häufige Fragen und Antworten zur Terminverwaltung

• Warum sehe ich meine Termine nicht im Terminkalender?
• Warum sehen die Klient:innen meine Termine nicht?
• Was sind Buchungszeiten?
• Wie kann ich Buchungszeiten erstellen?
• Wie kann ich Beratungsleistungen erstellen?
• Wie kann ich eine Abwesenheit eintragen?
• Wie kann ich einen Gruppentermin erstellen?

Warum sehe ich meine Termine nicht im Terminkalender?

1. Ansicht wechseln 

Freie Termine werden nicht in der Listenansicht und Monatsansicht angezeigt. Wir würden Ihnen daher empfehlen, die Wochenansicht zu nutzen, in dieser werden alle Termine ausgewiesen. 

1. Wenn man auf die Kachel Termine im Dashboard klickt, öffnet sich der Terminkalender. Alternativ gelangt man zu dem Terminkalender über das Kalendersymbol    in der linken Spalte.
2. Über dem Terminkalender findet man die Übersicht "Liste, Tag, Woche, Monat".
   
   
   
   
3. Mit einem Klick auf Liste, Tag, Woche oder Monat, kann man die Ansicht wechseln.

• Listenansicht - zeigt alle gebuchten Termine und Blocker als Liste an.
• Tagesansicht - zeigt alle Termine, Blocker, Schließtage, Feiertage und Abwesenheiten eines Tages an.
• Wochenansicht - zeigt alle Termine, Blocker, Schließtage, Feiertage und Abwesenheiten einer Woche an.
• Monatsansicht - zeigt alle gebuchten Termine, Blocker, Schließtage, Feiertage und Abwesenheiten eines Monats an.

2. Prüfung der aktiven Filterung:

1. Wenn man auf die Kachel Termine im Dashboard klickt, öffnet sich der Terminkalender. Alternativ gelangt man zu dem Terminkalender über das Kalendersymbol    in der linken Spalte.
2. Mit einem Klick auf das Filtersymbol    über dem Terminkalender, öffnet sich ein Menü mit Filtermöglichkeiten.
3. Hier hat man die Möglichkeit, die eigenen Termine, die Termine von anderen Beratenden oder alle Termine im Terminkalender anzeigen zu lassen.

 

3. Termin wurde reserviert:

Sobald eine ratsuchende Person einen Termin reserviert (noch nicht gebucht), verschwindet der Termin aus dem Terminkalender bis der Termin von der ratsuchenden Person gebucht wird. Dafür hat die ratsuchende Person 15 Minuten Zeit nach Reservierung, ansonsten wird der Termin wieder freigegeben und erscheint wieder als freier Termin im Terminkalender.

 

 

Warum sehen die Klient:innen meine Termine nicht?

Damit alle ratsuchende Personen Termine sehen und buchen können, muss im Berater:in Profil der Toggle nur für Stammklient:innen anwählbar deaktiviert sein (grauer Hintergrund).

1. Mit einem Klick (im Dashboard) auf die drei, senkrechte Striche,    öffnet sich das Einstellungsmenü.
2. Hier wählt man Profil aus.
   
   

   Nur für Stammklient:innen anwählbar

   
   
   Grauer Toggle = Terminbuchung möglich, alle ratsuchenden Personen dürfen Mailanfragen stellen und in einem Chat schreiben.

   
   
   Grüner Toggle = Terminbuchung nicht möglich, nur Stammklient:innen dürfen Mailanfragen stellen und in einem Chat schreiben.
   
   

3. Nach der Bearbeitung auf speichern klicken.

 

Was sind Buchungszeiten?

Über die Buchungszeiten kann man Termine für einen längeren Zeitraum erstellen, die Länge dieses Zeitraums kann bis zu 8 Wochen betragen und ist später noch anpassbar (mögliche Zeiträume: 1 Woche, 2 Wochen, 4 Wochen und 8 Wochen).

Mit den Buchungszeiten ist es möglich, mehrere Termine gleichzeitig zu erstellen oder beispielsweise mehrere Paralleltermine anzulegen. Das bedeutet, ein/e Berater:in kann mehrere Termine zur gleichen Uhrzeit anbieten. Sobald jedoch ein Termin gebucht wird, werden die übrigen, parallelen Termine (zur gleichen Uhrzeit) automatisch aus dem Terminkalender entfernt.

 

Beispiel

Man erstellt für Montag, zwischen 09:00 Uhr und 12:00 Uhr, 30 Minuten Chat Termine, ohne Nachbearbeitungszeit (6 Chat Termine). Zusätzlich erstellt man für Montag, zwischen 10:00 Uhr und 11:00 Uhr, 30 Minuten Vor-Ort-Termine, ohne Nachbearbeitungszeit (2 Vor-Ort-Termine).
Dann erscheinen insgesamt 8 Termine im Terminkalender, davon werden 4 Termine parallel ausgewiesen (Montag, zwischen 10:00 Uhr und 11:00 Uhr).
Wenn jetzt ein Ratsuchender beispielsweise einen vor-Ort-Termin an einem Montag um 10:00 Uhr bucht, wird der Chat Termin am Montag um 10:00 Uhr automatisch aus dem Terminkalender entfernt und kann nicht mehr gebucht werden.

 

Wie kann ich Buchungszeiten erstellen?

1. Wenn man auf die Kachel Termine im Dashboard klickt, öffnet sich der Terminkalender. Alternativ gelangt man zu dem Terminkalender über das Kalendersymbol    in der linken Spalte.
2. Mit einem Klick auf die drei, senkrechte Striche (Burger Menü),   öffnet sich das Menü. 
3. Wenn man auf Buchungszeiten klickt, öffnet sich das Fenster Termine / Buchungszeiten. Hier wählt man den/die gewünschten Tag/e aus und aktiviert den Toggle. 
4. Unter Leistung wählt man die gewünschte Leistungsart (Beratungsleistung) aus.
5. Unter Von und Bis trägt man die Start- und Endzeit des Termins ein.
6. Wenn man auf das Plussymbol   neben einem Tag klickt, kann man weitere Termine für diesen Tag hinzufügen.
7. Wenn mind. zwei Termine an einem Tag angelegt werden, befindet sich neben dem Tag ein Plus- und Minussymbol . Mit einem Klick auf das Minussymbol,    entfernt man den jeweiligen Termin.
8. Auf Speichern klicken.

 

Wie kann ich Beratungsleistungen erstellen?

Über die Beratungsleistungen kann man die Termine (Bezeichnung, Termindauer, Nachbereitungszeit, Kommunikationskanal, Beratungsanlass) konfigurieren. 

1. Wenn man auf die Kachel Termine im Dashboard klickt, öffnet sich der Terminkalender. Alternativ gelangt man zu dem Terminkalender über das Kalendersymbol    in der linken Spalte.
2. Mit einem Klick auf die drei, senkrechte Striche (Einstellungsmenü),    öffnet sich das Menü. 
3. Wenn man auf Beratungsleistungen klickt, öffnet sich das Fenster Termine / Beratungsleistungen. 
4. Um neue Beratungsleistungen anzulegen, klickt man auf das Plussymbol    oben rechts. 
5. Unter Bezeichnung trägt man einen Titel für die Beratungsleistung ein. Die Bezeichnung ist nicht für ratsuchende Personen sichtbar.
6. Unter Dauer trägt man die Dauer des Termins ein.
7. Optional kann man eine Nachbereitungszeit eintragen. Diese Nachbereitungszeit wird zu der Termindauer hinzugerechnet.
   Beispiel: Videochattermin 30 Minuten + Nachbearbeitungszeit 15 Minuten = 45 Minuten insgesamt pro Termin.
8. Unter Kommunikationskanal kann man eine Terminart auswählen. Dazu sollten vorab die jeweiligen Beratungskanäle definiert werden.
9. Unter Beratungsanlass kann man einen Beratungsanlass (z.B. Standort, Beratungsthema) aus den vorher definierten Beratungsfeldern (kostenpflichtige Filterkriterien) in den globalen Einstellungen (Zugriff nur für Admins) auswählen. Weitere Informationen zur Aktivierung der Filter finden Sie in unserem Artikel Aktivierung eines Filter.
10. Optional kann man eine Beschreibung angeben. Die Beschreibung ist für ratsuchende Personen sichtbar.
11. Auf Speichern klicken.

 

Wie kann ich eine Abwesenheit eintragen?

1. Wenn man auf die Kachel Termine im Dashboard klickt, öffnet sich der Terminkalender. Alternativ gelangt man zu dem Terminkalender über das Kalendersymbol    in der linken Spalte.
2. Mit einem Klick auf die drei, senkrechte Striche (Burger Menü),    öffnet sich das Menü. 
3. Wenn man auf Abwesenheit klickt, öffnet sich das Fenster Abwesenheiten. 
4. Um neue Abwesenheiten anzulegen, klickt man auf das Plussymbol    oben rechts. 
5. Unter Von und Bis trägt man das Start- und Enddatum der Abwesenheit ein.
6. Unter Bezeichnung wählt man eine Bezeichnung für die Abwesenheit (z. B. Außer Haus). Dieser Text ist für Berater:innen sichtbar.
7. Auf Speichern klicken.

Wie kann ich einen Gruppentermin erstellen?

1. Wenn man auf die Kachel Termine im Dashboard klickt, öffnet sich der Terminkalender. Alternativ gelangt man zu dem Terminkalender über das Kalendersymbol    in der linken Spalte.
2. Mit einem Klick auf das Plussymbol    über dem Terminkalender (alternativ auf den gewünschten Tag und Uhrzeit im Terminkalender klicken), öffnet sich ein Fenster mit den Reitern Einzeltermin, Gruppentermin und Blocker.
3. Um einen Gruppentermin zu erstellen, wechselt man zum Reiter Gruppentermin.
   
   

   

4. Unter Titel trägt man einen Titel für einen Gruppentermin ein. Dieser Text ist für die ratsuchenden Personen sichtbar.
5. Unter Bemerkungen anzeigen kann man eine Beschreibung hinzufügen. Dieser Text ist für die ratsuchenden Personen sichtbar.
6. Unter am, von und bis trägt man den Tag, die Start- und Endzeit des Gruppentermins ein.
7. Optional kann man eine Nachbereitungszeit Diese Nachbereitungszeit wird zu der Termindauer dazugerechnet.
   Beispiel: Videochattermin 30 Minuten + Nachbearbeitung 15 Minuten = 45 Minuten einplanen für einen Videochattermin.
8. Wenn der gewünschte Kommunikationskanal hinterlegt ist, kann man den jeweiligen Kommunikationskanal auswählen.
9. Die beratende Person wählt man unter Berater:in aus.
10. Die max. Anzahl an Teilnehmer:innen kann man unter max. Teilnehmer:innenanzahl angeben.
11. Die Gruppentermine können auch intern genutzt werden, z. B. für Teammeetings.
    Damit ein Gruppentermin von ratsuchenden Personen gebucht werden kann, muss der Toggle für Kunden buchbar auf „Ja“ gestellt werden.
    
    

    
    
    

12. Auf Termin erstellen klicken.
13. Es öffnet sich eine Übersicht mit Informationen zu dem erstellten Gruppentermin. Hier kann man den Gruppentermin direkt starten oder ggfs. anpassen.
14. Wenn man Anpassungen vorgenommen hat, auf Aktualisieren
15. Mit einem Klick auf den roten Button Stornieren, wird der Gruppentermin wieder gelöscht.
16. Wechselt man zu dem Reiter Teilnehmer:innen, kann man Teilnehmer:innen zu dem Gruppentermin hinzufügen.
17. Mit einem Klick auf das Textfeld Teilnehmer:innen hinzufügen, öffnet sich ein Menü, in dem man Ratsuchende und bereits erstellte Gruppen auswählen kann. 
18. Mit einem Klick auf das blaue Plussymbol,    wird die/der Ratsuchende oder die Gruppe zu dem Gruppentermin hinzugefügt.