Fragen zur Mitgliederverwaltung

Häufige Fragen und Antworten zur Mitgliederverwaltung

• Wie kann ich eine/n Ratsuchende:n anlegen?
• Wie kann ich einer/einem Ratsuchenden ein neues Passwort zuweisen?
• Wie kann ich das Profil einer ratsuchenden Person bearbeiten?
• Wie kann ich ein/e Ratsuchende:n zur Merkliste hinzufügen?
• Wie kann ich eine/n Ratsuchende:n sperren / entsperren? (Zugriff nur für Admins)
• Wie kann ich eine/n Ratsuchende:n löschen / wiederherstellen? (Zugriff nur für Admins)
• Ich finde eine/n bestimmte/n Ratsuchende:n nicht - was kann ich tun?
• Warum sehe ich keine E-Mail-Adressen von Ratsuchenden?
• Wie kann ich ein Monitoring zu einer ratsuchenden Person erstellen / bearbeiten / löschen?
• Wie kann ich eine Direkt-Nachricht an eine/n Ratsuchende:n versenden? (Zugriff nur für Admins)
• Wie kann ich eine Gruppe anlegen?
• Wie kann ich Teilnehmer:innen zu einer Gruppe hinzufügen?
• Wie kann ich Teilnehmer:innen aus einer Gruppe entfernen?
• Wie kann ich eine Gruppe löschen?

Wie kann ich eine/n Ratsuchende:n anlegen?

1. Wenn man in der linken Spalte auf das Symbol mit den zwei Avataren    klickt, öffnet sich die Mitgliederverwaltung.
2. Unter dem Reiter Benutzer:in kann man eine ratsuchende Person anlegen.
   
   

   
   
   

3. Mit einem Klick auf das blaue Plussymbol,    rechts neben der Suchzeile, öffnet sich das Fenster Klient:in anlegen.
4. Nachdem man einen Pseudonym eingetragen hat, kann man die E-Mail-Adresse, die Kontaktdaten und die Stammdaten der ratsuchenden Person hinzufügen.
5. Auf Speichern klicken. 

 

Wie kann ich einer/einem Ratsuchenden ein neues Passwort zuweisen?

1. Wenn man in der linken Spalte auf das Symbol mit den zwei Avataren    klickt, öffnet sich die Mitgliederverwaltung.
2. Unter dem Reiter Benutzer:in kann man in der Suchzeile eine ratsuchende Person suchen.
   
   

   
   
   

3. Sobald man auf den Namen einer ratsuchenden Person klickt, öffnet sich ein Fenster mit vier Reitern, Profil, Notizen, Dokumente und Monitoring.
4. Mit einem Klick auf die drei Punkte neben Monitoring, öffnet sich ein Menü.
5. Auf Passwort vergeben klicken.
6. Hier kann man ein neues Passwort für eine ratsuchende Person vergeben. Nach Wiederholung des Passwortes und Bestätigung auf Speichern, wird das neue Passwort gespeichert.
   
7. Die Weitergabe des Passwortes muss über einen geschützten Kommunikationskanal erfolgen. Die ratsuchende Person sollte nach der Anmeldung das Passwort ändern. 
   
   

Link zur Passwortvergabe per E-Mail senden (Einladung versenden):

1. Wenn man in der linken Spalte auf das Symbol mit den zwei Avataren    klickt, öffnet sich die Mitgliederverwaltung.
2. Unter dem Reiter Benutzer:in kann man in der Suchzeile eine ratsuchende Person suchen.
   
   

   
   
   

3. Sobald man auf den Namen einer ratsuchenden Person klickt, öffnet sich ein Fenster mit vier Reitern, Profil, Notizen, Dokumente und Monitoring.
4. Mit einem Klick auf die drei Punkte neben Monitoring, öffnet sich ein Menü.
5. Sobald man auf Einladung versenden klickt, wird eine E-Mail zur Passwortvergabe an die ratsuchende Person versendet.

 

 

Wie kann ich das Profil einer ratsuchenden Person bearbeiten?

1. Wenn man in der linken Spalte auf das Symbol mit den zwei Avataren    klickt, öffnet sich die Mitgliederverwaltung.
2. Unter dem Reiter Benutzer:in kann man in der Suchzeile eine ratsuchende Person suchen.
   
   

   
   
   

3. Sobald man auf den Namen einer ratsuchenden Person klickt, öffnet sich ein Fenster mit vier Reitern, Profil, Notizen, Dokumente und Monitoring.
4. Unter dem Reiter Profil werden Informationen, wie E-Mail-Adresse (Zugriff nur für Admins), Telefonnummer (Zugriff nur für Admins), Klienten ID, Stammberater:in, Filterkriterien und Stammdaten der ratsuchenden Person angezeigt.
5. Um die Informationen zu bearbeiten, klickt man auf den jeweiligen Stift daneben. 
6. Um die Stammdaten der ratsuchenden Person zu bearbeiten, klickt man auf den Button Bearbeiten
   unter den Stammdaten der ratsuchenden Person.

 

 

Wie kann ich ein/e Ratsuchende:n zur Merkliste hinzufügen?

1. Wenn man in der linken Spalte auf das Symbol mit den zwei Avataren    klickt, öffnet sich die Mitgliederverwaltung.
2. Unter dem Reiter Benutzer:in kann man in der Suchzeile eine ratsuchende Person suchen.
   

    

   
   
   

3. Sobald man auf den Namen einer ratsuchenden Person klickt, öffnet sich ein Fenster mit vier Reitern, Profil, Notizen, Dokumente und Monitoring.
4. Mit einem Klick auf die drei Punkte neben Monitoring, öffnet sich ein Menü.
5. Auf merken klicken. 
6. Die gemerkte Person wird in der Merkliste hinterlegt.
   
   

   

    

 

Wie kann ich eine/n Ratsuchende:n sperren / entsperren? (Zugriff nur für Admins)

1. Wenn man in der linken Spalte auf das Symbol mit den zwei Avataren    klickt, öffnet sich die Mitgliederverwaltung.
2. Unter dem Reiter Benutzer:in kann man in der Suchzeile eine ratsuchende Person suchen.
   

    

   
   
   

3. Sobald man auf den Namen einer ratsuchenden Person klickt, öffnet sich ein Fenster mit vier Reitern, Profil, Notizen, Dokumente und Monitoring.
4. Mit einem Klick auf die drei Punkte neben Monitoring, öffnet sich ein Menü.
5. Auf sperren klicken.   
6. Die gesperrte Person kann sich nicht mehr anmelden. 
7. Wenn man eine ratsuchende Person wieder entsperren möchte, klickt man auf die drei Punkte neben Monitoring. Es öffnet sich ein Menü.  
8. Auf entsperren klicken. 

 

 

Wie kann ich eine/n Ratsuchende:n löschen / wiederherstellen? (Zugriff nur für Admins)

1. Wenn man in der linken Spalte auf das Symbol mit den zwei Avataren    klickt, öffnet sich die Mitgliederverwaltung.
2. Unter dem Reiter Benutzer:in kann man in der Suchzeile eine ratsuchende Person suchen.
   

    

   
   
   

3. Sobald man auf den Namen einer ratsuchenden Person klickt, öffnet sich ein Fenster mit vier Reitern, Profil, Notizen, Dokumente und Monitoring.
4. Mit einem Klick auf die drei Punkte neben Monitoring, öffnet sich ein Menü.
5. Auf löschen klicken. Nach Bestätigung auf dem roten Button, wird die ratsuchende Person zum Löschen vorgemerkt. Die Daten der ratsuchenden Person werden nach der von der Einrichtung hinterlegten Löschfrist (Löschroutine), gelöscht. 
6. Die gelöschte Person kann sich nicht mehr anmelden und der Anzeigename wird in der Mitgliederverwaltung durchgestrichen. Weitere Informationen zu der Löschroutine erhalten Sie in unserem Kapitel Löschroutine.
7. Wenn man eine ratsuchende Person wiederherstellen möchte, klickt man auf die drei Punkte neben Monitoring. Es öffnet sich ein Menü.  
8. Auf wiederherstellen klicken. 

 

 

Ich finde eine/n bestimmte/n Ratsuchende:n nicht - was kann ich tun?

1. Wenn man in der linken Spalte auf das Symbol mit den zwei Avataren    klickt, öffnet sich die Mitgliederverwaltung.
2. Unter dem Reiter Benutzer:in kann man in der Suchzeile, eine ratsuchende Person suchen.
   
   
   
   
3. Wenn die gesuchte Person nicht aufgelistet wird, kann das an einem aktiven Filter liegen.
4. Mit einem Klick auf das blaue Filterungssymbol   unter dem Reiter Benutzer:in öffnet sich ein Menü mit Filteroptionen. 
5. Wenn der ratsuchenden Person noch keine/n Stammberater:in zugewiesen wurde, wählt man in den Filteroptionen Alle.
6. Nun kann man die ratsuchende Person noch einmal in der Suchzeile suchen.
   
   

 

Warum sehe ich keine E-Mail-Adressen von Ratsuchenden?

Die E-Mail-Adressen der ratsuchenden Personen sind ausschließlich für Admins sichtbar. Berater:innen können die E-Mail-Adressen der ratsuchenden Personen nicht sehen.

Wie kann ich ein Monitoring zu einer ratsuchenden Person erstellen / bearbeiten / löschen?

Als Berater:in hat man ausschließlich Zugriff auf die selbst angelegten Monitorings, als Admin hat man Zugriff auf alle angelegten Monitorings. 

1. Wenn man in der linken Spalte auf das Symbol mit den zwei Avataren    klickt, öffnet sich die Mitgliederverwaltung.
2. Unter dem Reiter Benutzer:in kann man in der Suchzeile eine ratsuchende Person suchen.
   
   

   
   
   

3. Sobald man auf den Namen einer ratsuchenden Person klickt, öffnet sich ein Fenster mit vier Reitern, Profil, Notizen, Dokumente und Monitoring.
4. Zum Reiter Monitoring wechseln.
5. Mit einem Klick auf Monitoring anlegen, kann man ein Monitoring erstellen.  
6. Auf Speichern klicken.  
7. Wieder zum Reiter Monitoring wechseln.
8. Die erstellten Monitorings werden in einer Liste dargestellt. Das zuletzt erstellte Monitoring wird ganz oben in der Liste angezeigt. 
9. Mit einem Klick auf die drei Punkte neben einem Monitoring, öffnet sich ein Menü. Hier kann man auswählen, ob man das Monitoring anzeigen, bearbeiten oder löschen möchte. 

 

 

Wie kann ich eine Direkt-Nachricht an eine/n Ratsuchende:n versenden? (Zugriff nur für Admins)

1. Wenn man in der linken Spalte auf das Symbol mit den zwei Avataren    klickt, öffnet sich die Mitgliederverwaltung.
2. Unter dem Reiter Benutzer:in kann man in der Suchzeile eine ratsuchende Person suchen.
   

    

   
   
   

3. Sobald man auf den Namen einer ratsuchenden Person klickt, öffnet sich ein Fenster mit vier Reitern, Profil, Notizen, Dokumente und Monitoring.
4. Mit einem Klick auf die drei Punkte neben Monitoring, öffnet sich ein Menü.
5. Auf Direkt-Nachrichten klicken. 
   

   

6. Unter Betreff trägt man einen Betreff für die Direktnachricht ein.
7. In dem Textfeld Nachricht, verfasst man die Direktnachricht.
8. Unter dem Textfeld findet man die Information, wie die ratsuchende Person kontaktiert wird.
   
   

   
   
   

9. Auf Senden klicken.
10. Die versendeten Direktnachrichten werden im gleichen Fenster, in einer Liste dargestellt. Die zuletzt versendete Direktnachricht wird ganz oben in der Liste angezeigt. 

 

 

Wie kann ich eine Gruppe anlegen?

1. Wenn man in der linken Spalte auf das Symbol mit den zwei Avataren    klickt, öffnet sich die Mitgliederverwaltung.
2. Zum Reiter Gruppen wechseln.
   
   

   

3. Mit einem Klick auf das blaue Plussymbol, öffnet sich das Fenster Gruppe anlegen. 
4. Unter Name trägt man einen Gruppennamen ein. Dieser Text ist für ratsuchende Personen sichtbar.
5. Optional kann man eine Beschreibung für die Gruppe angeben. Dieser Text ist für ratsuchende Personen sichtbar.
6. Auf Speichern klicken.
7. Die erstellte Gruppe wird in der Tabelle Gruppen hinterlegt.
   
   

   

 

Wie kann ich Teilnehmer:innen zu einer Gruppe hinzufügen?

1. Wenn man in der linken Spalte auf das Symbol mit den zwei Avataren    klickt, öffnet sich die Mitgliederverwaltung.
2. Unter dem Reiter Gruppe kann man in der Suchzeile eine Gruppe suchen.
   
   

   
   
   

3. Sobald man auf den Namen einer Gruppe klickt, öffnet sich ein Fenster mit zwei Reitern, Teilnehmer:in und Beschreibung.
4. Mit einem Klick auf das Textfeld Teilnehmer:innen hinzufügen unter dem Reiter Teilnehmer:in kann man eine/n Klient:in suchen.
   
   

   
   
   

5. Wenn man die/den gewünschte/n Teilnehmer:in gefunden hat, markiert man die/den Teilnehmer:in mit einem Klick auf den Namen.  
6. Sobald man auf das Plussymbol    neben dem Namen klickt, wird die/der Teilnehmer:in unter dem Textfeld aufgelistet. 

 

 

Wie kann ich Teilnehmer:innen aus einer Gruppe entfernen?

1. Wenn man in der linken Spalte auf das Symbol mit den zwei Avataren    klickt, öffnet sich die Mitgliederverwaltung.
2. Unter dem Reiter Gruppe kann man in der Suchzeile eine Gruppe suchen.
   
   

   
   
   

3. Sobald man auf den Namen einer Gruppe klickt, öffnet sich ein Fenster mit zwei Reitern, Teilnehmer:in und Beschreibung.
4. Unter dem Reiter Teilnehmer:in werden alle Teilnehmer einer Gruppe aufgelistet.
5. Mit einem Klick auf den Button entfernen,  wird die/der Teilnehmer:in aus der Gruppe entfernt.

 

 

Wie kann ich eine Gruppe löschen?

Als Berater:in kann man ausschließlich die selbst angelegten Gruppen löschen, als Admin kann man alle Gruppen löschen. 

1. Wenn man in der linken Spalte auf das Symbol mit den zwei Avataren    klickt, öffnet sich die Mitgliederverwaltung.
2. Unter dem Reiter Gruppe kann man in der Suchzeile eine Gruppe suchen.
   
   

   
   
   

3. Sobald man auf den Namen einer Gruppe klickt, öffnet sich ein Fenster mit zwei Reitern, Teilnehmer:in und Beschreibung.
4. Mit einem Klick auf die drei Punkte neben Monitoring, öffnet sich ein Menü.
5. Auf Klient:innen-Gruppe löschen klicken. Nach Bestätigung auf dem roten Button, wird die Gruppe gelöscht.